4 Praktik Terbaik dalam Menerapkan Tim Virtual

Communication

4 Praktik Terbaik dalam Menerapkan Tim Virtual

By STUDiLMU Editor

Apakah rekan-rekan Career Advice pernah mendengar tentang tim virtual? Jika “ya”, pernahkah rekan pembaca mencobanya? Atau, setidaknya tertarik untuk mencoba menerapkannya?

Yap, seperti yang kita ketahui bahwa tim virtual sedang ‘naik daun’ di masyarakat kita. Teknologi telah banyak membantu kita dalam mengerjakan tugas-tugas pekerjaan yang ada. Bukan hanya itu, kita juga dimudahkan untuk berkomunikasi dengan tim secara jarak jauh.

Sebelum pembaca Career Advice membaca artikel ini lebih jauh, Yuk kita bahas sama-sama tentang “apa arti tim virtual?” Tim virtual dapat diartikan sebagai sekelompok individu yang bekerja bersama-sama dari lokasi geografis yang berbeda-beda, dan komunikasi yang terjadi antara mereka dibantu oleh kemajuan teknologi seperti, konferensi suara atau video.

Menarik, bukan? Ini sangat baik untuk diterapkan di Negara kita. Terlebih lagi, Indonesia terdiri dari kurang lebih 13.487 pulau yang tersebar dari sabang sampai merauke, sehingga Negara Indonesia disebut sebagai Negara Kepulauan.

Meskipun kemajuan teknologi di Indonesia belum merata, namun hadirnya ‘tim virtual’ dapat sangat membantu berbagai perusahaan kecil maupun besar yang tersebar di seluruh Indonesia.

Nah untuk mempraktikkan tim virtual, ternyata kita juga memerlukan beberapa langkah yang matang loh. Yuk, mari kita lihat apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum mempraktikkan tim virtual.

1. Pilih Pendekatan yang Strategis

Pepatah bisnis sering mengungkapkan “perlambat untuk mempercepat” sebagai salah satu cara yang efektif dalam bergerak cepat namun mendapatkan hasil yang tepat.

Di satu sisi, kami menginginkan hasil yang baik. Dan, di sisi lain kami menginginkan hasilnya dengan cepat. Realitanya, bersikap tergesa-gesa bukanlah langkah yang tepat ketika kita ingin membentuk tim virtual yang sukses.

Sebuah penelitian menunjukkan bahwa perusahaan dengan pendekatan strategis yang lebih lambat dapat menghasilkan 40% jumlah penjualan yang lebih tinggi serta laba operasional 52% lebih tinggi.

Kata ‘lambat’ disini bukan berarti menunda-nunda atau bermalas-malasan dalam bertindak, tetapi lebih kepada menetapkan strategi dan proses yang ingin dipraktikkan oleh tim virtual kita dan memastikan alat yang tepat dan tersedia agar tim virtual berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Selain itu, coba cari peluang hambatan yang bisa terjadi saat kita memiliki tim virtual. Ketika kita memiliki persiapan yang matang sebelum mempraktikkan tim virtual, maka pekerjaan tim akan semakin cepat terselesaikan dengan baik.

2. Tetapkan dan Kuasai Rencana Komunikasi

Seperti yang kita ketahui bahwa tim virtual adalah komunikasi tentang tim. Terlebih lagi, tim virtual menuntut kita untuk berkomunikasi dengan beberapa anggota tim lainnya dari berbagai lokasi yang berjauhan.

Jadi sebelum kita mulai mempraktikkan tim virtual, kita perlu menetapkan dan menguasai rencana komunikasi yang baik. Ada dua langkah dalam membuat rencana komunikasi untuk tim virtual, yaitu:

Langkah 1: Bagaimana Kita Akan Berkomunikasi?

Langkah awal adalah memilih program yang akan kita gunakan sebagai platform komunikasi kita dengan tim virtual. Ada beberapa aplikasi yang bisa kita gunakan. Jika kita ingin menggunakan sistem percakapan yang sederhana dan gratis, biasanya orang-orang akan menggunakan Skype. Selain itu juga ada Slack sebagai salah satu platform percakapan yang sering digunakan oleh para profesional. Program lainnya ada HipChat dan Hangouts.

Langkah 2: Tetapkan Protokol untuk Komunikasi

Setelah kita memilih program yang ingin digunakan, langkah selanjutnya adalah menetapkan aturan dasar untuk percakapan dan komunikasi antar anggota di dalam tim virtual. Nyatanya, sebagian orang berpendapat bahwa berkomunikasi melalui program virtual malah lebih sulit, lebih ribet dan cukup mengganggu. Orang-orang ini jauh lebih memilih komunikasi secara langsung, dibandingkan melalui virtual.

Sebagai contoh, pastikan semua anggota tim virtual menghormati jabatan masing-masing anggota dan selama percakapan berlangsung diharapkan semua anggota tim tetap fokus membahas topik yang penting dan tidak beralih ke topik yang tidak berkaitan sama sekali.

3. Struktur Rapat

Jadwal pertemuan dan struktur rapat juga merupakan dua hal penting dalam berkomunikasi secara virtual. Pertemuan yang dilakukan oleh tim virtual menjadi agenda yang sangat penting, meskipun ini hanya diadakan selama tiga bulan sekali. Terlebih lagi, lokasi masing-masing anggota tim virtual yang tersebar di berbagai tempat dengan perbedaan waktu yang cukup signifikan, ini akan semakin membuat pertemuan menjadi sebuah hal yang sangat penting.

Intinya, jadikan pertemuan virtual ini sebagai agenda yang tidak membuang-buang waktu dengan agenda yang terfokus dan moderator khusus yang ahli dalam mengatur pergerakan rapat.

4. Menerapkan Umpan Balik

Ini adalah salah satu tantangan yang dihadapi saat mempraktikkan pertemuan dengan tim virtual. Sulit untuk kita memberikan umpan balik kepada anggota tim. Umpan balik adalah bagian integral dari setiap model manajemen, dan ketika kita mengadakan pertemuan dengan tim virtual, dibutuhkan kemahiran yang apik untuk menyampaikan kritik yang membangun kepada anggota tim. Jadi, sebelum rekan-rekan Career Advice mempraktikkan pertemuan dengan tim virtual, ada baiknya untuk belajar cara menyampaikan umpan balik atau kritik yang membangun kepada tim virtual.

Nah, apakah pembaca Career Advice sudah siap untuk bergabung dengan tim virtual dan mengadakan pertemuan secara virtual bersama mereka? Jika rekan pembaca berkeinginan untuk memiliki tim virtual dan mengadakan pertemuan dengan mereka, maka jangan lupa mengadaptasi praktik-praktik terbaik di atas, ya. Selamat mencoba rekan-rekan Career Advice.