Leadership

5 Cara Membuat Penilaian Kinerja yang Bermakna dan Relevan

By STUDiLMU Editor

Pengertian Penilaian Kinerja

Menurut Schuler dan Jackson, penilaian kinerja adalah suatu sistem formal dan terstruktur yang mengukur, menilai dan mempengaruhi sifat-sifat yang berkaitan dengan pekerjaan, perilaku, dan hasil, termasuk tingkat ketidakhadiran seorang karyawan. Penilaian kinerja ini berfokus untuk mengetahui seberapa produktif seorang karyawan dan apakah karyawan tersebut mampu untuk bisa memberikan kinerja yang sama atau bahkan lebih efektif pada masa yang akan datang, sehingga karyawan, perusahaan, dan masyarakat dapat memperoleh manfaat dari kinerja yang diberikannya.

Ada tiga kriteria yang menjadi fokus dalam setiap penilaian kinerja yang dilakukan oleh perusahaan yaitu, tugas individu, perilaku individu dan ciri individu.

Sayangnya, diskusi penilaian kinerja yang dilakukan oleh pemimpin perusahaan dengan para karyawannya tidak selalu memberikan hasil yang baik. Seringkali, karyawan malah merasa semakin stres terhadap hal-hal yang disampaikan oleh pemimpin mereka ketika diskusi penilaian kinerja berlangsung.

Lalu, Bagaimana Cara Membuat Penilaian Kinerja menjadi Bermakna dan Relevan?

Pada artikel kali ini, kita akan membahas tentang 5 cara untuk menciptakan penilaian kinerja yang bermakna dan relevan, dan tentunya cara-cara di bawah ini akan sangat bermanfaat bagi para pemimpin perusahaan ketika ingin memberikan evaluasi kerja kepada para karyawannya.

1. Jadikan Penilaian Kinerja bukan sekedar “Penilaian” namun Jadikan Ini sebagai Diskusi.

Ketika karyawan mendengar kata “penilaian”, maka yang ada di pikiran mereka adalah “Bos saya akan menilai segala hal yang ada pada diri saya, bahkan mungkin cat rambut saya yang tidak merata juga akan dikomentarinya”. Kata penilaian hanya akan membuat karyawan merasa takut karena mereka tahu persis apa yang diharapkan oleh perusahaan bisa jadi belum dapat mereka penuhi.

Suasana ruangan yang dibayangkan oleh karyawan ketika mendapatkan penilaian kinerja pasti akan sangat mencengkram dan menakutkan. Entah mereka akan mendapatkan omelan dari bosnya atau kritikan pedas yang membuat mereka menjadi tidak bersemangat lagi. Itulah mengapa, untuk membuat sistem penilaian ini menjadi lebih menenangkan dan menyenangkan, akankah lebih baik jika kita mengubahnya menjadi sebuah “diskusi” antara pemimpin dengan karyawan.

Kata “diskusi” terdengar lebih ringan, ramah dan nyaman bagi para karyawan. Mereka tidak akan merasa sedang dihakimi atau diadili sebagaimana kata penilaian kinerja yang cukup menakutkan bagi mereka. Dengan berdiskusi secara santai namun profesional, ini akan mendorong para karyawan untuk lebih terbuka dan komunikatif. Melalui cara ini, diskusi akan meningkatkan keterlibatan para karyawan secara signifikan.

2. Lebih Menekankan Kekuatan Karyawan daripada Kelemahan yang Dimilikinya.

Ketika diskusi berlangsung, apakah kita adalah tipe pemimpin yang selalu berfokus pada kelemahan karyawan dibandingkan dengan kelebihan yang mereka miliki? Coba tanyakan hal ini lebih dalam kepada diri kita masing-masing. Sebuah survei membuktikan bahwa 55% karyawan yang sangat luar biasa dan unggul merasa kecewa dengan pimpinan mereka. Mengapa? Karena setiap kali diskusi kinerja berlangsung, bos mereka hanya mempermasalahkan kekurangan yang mereka miliki, bukan fokus terhadap kelebihan yang ada pada mereka.

Ketika kita terlalu memfokuskan poin-poin penilaian pada kekurangan mereka, maka sama saja kita sedang mematikan produktivitas karyawan secara perlahan-lahan. Kita perlu mempertimbangkan kelebihan yang para karyawan kita miliki.

- Misalnya, bagaimana karyawan telah meningkatkan kemampuan dan keterampilan mereka semenjak pertemuan terakhir berlangsung?

- Kira-kira proyek apa yang sedang mereka kerjakan sekarang? Apakah mereka mengalami kesulitan terhadap proyek tersebut?

- Kelebihan apa yang sudah mereka berikan dalam menghadapi kesulitan proyek tersebut?

Jika karyawan memberikan kinerja yang luar biasa dalam menyelesaikan pekerjaannya, maka jangan lupa untuk sampaikan pujian yang sangat berarti dan membuat mereka lebih semangat untuk memberikan kinerja terbaik lainnya. Dalam hal ini, bukan berarti kita dilarang untuk menyampaikan umpan balik terhadap kelemahan atau kekurangan karyawan. Memberi umpan balik terhadap kekurangan karyawan memang baik, namun jangan sampai kita hanya fokus pada kekurangan saja.

3. Berikan Penilaian yang Transparan dan Sesuai dengan Konteks.

Agar diskusi penilaian yang kita adakan benar-benar bermakna dan relevan, maka kita harus bersikap transparan dan menyampaikan poin-poin penilaian sesuai dengan konteks bisnis yang kita miliki. Ini bertujuan agar karyawan dapat memahami dengan baik perihal dinamika dan arah bisnis perusahaan kita.

Sampaikan kembali tujuan perusahaan dan masalah-masalah apa yang perlu diprioritaskan dalam penyelesaiannya. Selain itu, kita juga perlu memfokuskan kembali terkait bagaimana setiap karyawan dapat berkontribusi untuk mencapai tujuan perusahaan. Mengapa transparansi sangat diperlukan dalam hal ini? Transparansi berperan sebagai petunjuk bagi para karyawan bahwa setiap individu yang terlibat di dalam perusahaan tersebut benar-benar dihargai dan diberikan penjelasan yang sejelas-jelasnya terkait harapan perusahaan kepada setiap karyawannya.

Dengan kata lain, tidak ada yang ditutup-tutupi oleh para pemimpin kepada karyawan mereka. Misalnya, memberikan penilaian kinerja yang buruk padahal karyawannya tidak diberikan kejelasan apapun terhadap poin-poin yang menjadi penilaian.

4. Merencanakan Diskusi Kinerja dengan Jadwal yang Lebih Teratur.

Perlu kita ketahui bahwa penilaian kinerja yang dilakukan selama setahun sekali sangatlah tidak efektif. Mengapa? Karena terlalu banyak hal yang harus dirangkum dalam satu hari, sedangkan kinerja karyawan diberikan selama satu tahun. Logikanya, bagaimana bisa kita merangkum semua penilaian kinerja sebanyak itu menjadi satu atau dua jam diskusi kinerja? Sangat tidak mungkin rasanya.

Bahkan, mungkin karyawan kita sudah lupa dengan kesalahan-kesalahan apa yang pernah mereka lakukan. Agar diskusi penilaian menjadi lebih efektif, maka kita perlu menjadwalkan diskusi kinerja menjadi lebih rutin. Misalnya, menggabungkan diskusi penilaian dengan check-in kinerja bulanan. Penjadwalan seperti ini terbukti lebih efektif karena dapat menambah tingkat keterlibatan karyawan dan mengurangi jumlah pergantian karyawan (resign) secara signifikan.

5. Berdiskusi tentang Apa yang dapat dilakukan untuk Meningkatkan Kinerja dan Mencapai Tujuan.

Diskusi kinerja akan menjadi sia-sia dan tidak bermakna, jika kita tidak menyampaikan poin-poin apa saja yang perlu ditingkatkan oleh karyawan. Ini adalah bagian terpenting dari diskusi kinerja, karena bagian ini akan mengarahkan karyawan lebih pasti tentang apa yang perlu mereka tingkatkan untuk mencapai tujuan perusahaan.

Itulah 5 cara membuat penilaian kinerja yang bermakna dan relevan bagi karyawan. Sehingga, mereka tidak merasa ketakutan, risau dan khawatir untuk diberi penilaian terhadap kinerja mereka selama ini.