Communication

5 Etika Berkomunikasi yang Memperkuat Budaya Perusahaan

By STUDiLMU Editor

Pengertian Etika Berkomunikasi

Sebelum mengetahui arti dari etika berkomunikasi, kita perlu memahami definisi dari “etika” itu sendiri. Kata “etika” berasal dari kata ethikus yang mana kata ini berasal dari bahasa latin. Dalam bahasa Yunani, etika berasal dari kata ethicos yang memiliki arti sebagai kebiasaan, norma-norma, nilai-nilai, kaidah-kaidah dan ukuran-ukuran baik maupun buruk terkait tingkah laku manusia. Bagaimana dengan etika berkomunikasi? Etika berkomunikasi adalah norma-norma, nilai-nilai atau tolak ukur dari tingkah laku yang baik dalam kegiatan komunikasi di suatu lingkungan masyarakat.

Berbicara tentang etika berkomunikasi di dalam dunia kerja, ini tidak akan terlepas dari budaya perusahaan. Apa itu budaya perusahaan? Menurut Susanto, budaya perusahaan adalah seperangkat nilai-nilai yang menjadi pedoman sumber daya manusia untuk menghadapi permasalahan eksternal dan penyesuaian integrasi ke dalam perusahaan, sehingga masing-masing anggota perusahaan dapat memahami nilai-nilai yang ada dan mereka juga menjadi lebih terarah dalam bertindak dan berperilaku.

Kenyataannya, setiap perusahaan pasti memiliki budaya perusahaan yang berbeda, sehingga perbedaan budaya ini akan memengaruhi etika berkomunikasi di antara karyawan dan atasan di dalam perusahaan tersebut. Suatu perusahaan bisa saja tidak memiliki etika berkomunikasi yang sama dengan perusahaan lainnya. Akan tetapi, kita bisa mempelajari etika berkomunikasi apa yang tepat untuk bisa memperkuat budaya perusahaan.

5 Etika Berkomunikasi yang dapat Memperkuat Budaya Perusahaan

Agar hubungan kita dengan sesama dapat berjalan dengan baik, kita perlu berkomunikasi dengan baik, salah satunya dengan menggunakan etika berkomunikasi yang tepat sesuai dengan norma-norma yang berlaku di dalam lingkungan sosial kita sekarang.

Ketika kita berpindah kerja ke suatu perusahaan baru, dapat dipastikan bahwa etika berkomunikasi yang berlaku di perusahaan baru kita tidak akan sama 100% dengan nilai-nilai yang berlaku di perusahaan tempat kita bekerja dahulu.

Menurut website entrepreneur, ada 5 etika berkomunikasi yang bisa kita terapkan dalam memperkuat budaya perusahaan. Jadi jika rekan-rekan pembaca memiliki tujuan untuk memperkuat budaya perusahaan Anda, rekan pembaca bisa melakukannya dengan menerapkan keenam etika berkomunikasi di bawah ini.

1. Tentukan Apa yang Sesuai dan Tidak Sesuai dengan Budaya Perusahaan.

Saat kita berbicara tentang komunikasi, pasti kita semua langsung memiliki pengertian yang sangat luas terhadap “komunikasi” itu sendiri. Akan ada karyawan yang mengartikan komunikasi sebagai kegiatan bergosip di jam kerja, ada yang mengatakan bahwa komunikasi adalah presentasi, diskusi, forum tanya jawab antar karyawan, ada juga yang bilang bahwa komunikasi itu tertawa dan bercanda bersama kolega. Pengertian komunikasi menjadi sangat bervariasi, bukan?

Nah karena setiap orang memiliki persepsi yang berbeda-beda terhadap komunikasi, maka etika berkomunikasi harus memainkan peranannya untuk menentukan hal-hal apa saja yang sesuai dan tidak sesuai untuk diterapkan di dalam komunikasi perusahaan. Penentuan ini nantinya akan menjadi dasar komunikasi semua orang di tempat kerja, terutama di perusahaan tersebut.

Sebagai contoh, kita harus menetapkan kapan semua karyawan harus berkomunikasi secara formal dan kapan mereka bisa menggunakan bahasa informal dengan para pemimpin perusahaan? Kapan karyawan bisa bercanda dan tertawa di dalam ruangan kerja? Etika berkomunikasi seperti apa yang harus diterapkan karyawan terhadap rekan kerjanya, pelanggan, mitra bisnis, klien dan kepada para atasannya?

Dalam hal humor di tempat kerja, ini sangat baik! Tapi kita juga harus tahu batasan lelucon yang bisa digunakan? Apa saja hal-hal yang tidak bisa dijadikan bahan lelucon?

Sebagai contoh, agama, suku, budaya dan politik tidak boleh dijadikan sebagai bahan lelucon, karena menjadikan hal-hal ini sebagai sumber lelucon hanya akan menimbulkan konflik.

2. Gunakan Bahasa yang Jelas, Hindari Bahasa Ambigu!

Etika berkomunikasi yang kedua adalah berusaha sebisa mungkin untuk menghindari bahasa atau kata-kata yang ambigu. Menggunakan kata-kata ambigu hanya akan menciptakan komunikasi yang tidak efektif, ini akan memunculkan banyak kesalahpahaman, konflik, atau pertikaian antara karyawan.

Semua orang di dalam perusahaan seharusnya menggunakan bahasa yang jelas. Bos memberikan perintah yang jelas kepada karyawannya, seorang karyawan berbicara yang jelas kepada rekan kerjanya, karyawan berkomunikasi yang jelas dengan klien, dan lain sebagainya.

Menyampaikan kata-kata yang jelas dan tepat adalah satu-satunya cara untuk memastikan semua orang berada di titik yang sama. Masalahnya beberapa kata dapat diartikan secara berbeda, sehingga penggunaan kata-kata ini bisa membuat orang lain salah paham. Sebagai contoh, penggunaan kata “mendesak” dan “ASAP” atau (As soon as possible) sering diartikan sebagai sesuatu yang HARUS SEGERA diselesaikan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya. Akan tetapi, apa yang dianggap urgent, mendesak atau darurat bagi kita, mungkin tidak akan sama seperti yang dianggap darurat oleh rekan kerja kita lainnya. Sehingga, ketika saya mengatakan “Sam, tolong kerjakan ya ini darurat banget!” Tapi, ketika Sam, rekan kerja saya mengecek pekerjaan yang saya berikan ternyata adalah hal yang sangat sepele dan bisa dikerjakan nanti. Menurut rekan pembaca, apakah Sam akan marah dengan saya? Tentu saja! bahkan dia bisa marah besar dengan saya karena telah mencuri waktunya yang sangat berharga untuk hal yang ternyata “kurang mendesak”. Jadi, mulai dari sekarang kita coba untuk menghindari kata-kata ambigu ya.

3. Tentukan Terminologi yang Tepat.

Setiap perusahaan pasti memiliki budaya perusahaan yang unik dan berbeda dari perusahaan lainnya, ini dapat dilihat dari etika berkomunikasi yang terjadi di antara karyawan, kolega, klien, mitra bisnis, pemimpin, bahkan pada pelanggan kita.

Salah satu ciri yang termasuk di dalam etika berkomunikasi adalah penggunaan terminologi yang biasanya disepakati bersama. Secara keseluruhan, penetapan terminologi dapat menggambarkan banyak hal tentang budaya dan model bisnis perusahaan kita. Misalnya, penggunaan terminologi yang santai dan ringan biasanya digunakan di dalam perusahaan startup.

Contoh-contoh penetapan terminologi bisa seperti di bawah ini:

- Apakah tenaga kerja akan dipanggil sebagai “karyawan” atau “rekan”?

- Apakah karyawan menyelesaikan “proyek”, “tugas kerja”, “hasil” atau “kewajiban kerja”?

- Apakah kita akan memanggil atasan sebagai “bos”, “pimpinan” atau sebutan “Mr/Bapak”?

- Sebutan apa yang kita gunakan untuk sebuah “diskusi kerja”, “rapat kerja”, “meeting”, “sesi”, atau mungkin “ngerumpi”?

Istilah-istilah tersebut mungkin sekilas tampak seperti sinonim, tapi nyatanya mereka memiliki makna tersirat yang berbeda-beda. Penetapan terminologi di dalam etika berkomunikasi dapat menggambarkan budaya suatu perusahaan. Jadi, tentukan terminologi terbaik bagi kita semua ya.

4. Tentukan Etika Berkomunikasi yang Tepat untuk Digital.

Ketika era digital datang ke dalam kehidupan kita, komunikasi di kantor biasanya didominasi dengan penggunaan alat digital. Para karyawan biasanya akan sangat mengandalkan penggunaan e-mail, Slack dan juga Skype. Untuk tetap berkomunikasi dalam etika yang diharapkan perusahaan, para pemimpin harus menetapkan hal-hal apa saja yang tidak boleh dikomunikasikan secara digital? Atau hal-hal apa saja yang secara tepat dapat dikomunikasikan secara online?

Dalam hal ini, semua karyawan harus bisa membedakan antara informasi yang “penting” dengan informasi yang “sensitif”. Kedua kata ini bukan berarti hal yang sama, meskipun bagi sebagian orang keduanya memiliki arti yang sama. Sebagai contoh, informasi yang penting perlu kita berikan di dalam email, tujuannya agar kita memiliki record atau catatan informasi yang detail secara tertulis.

Selain itu, informasi yang mengandung pesan sensitif atau sangat privat, kita bisa membicarakannya secara langsung atau menggunakan telepon, jangan gunakan alat digital untuk memperbincangkan hal-hal seperti ini. Penggunaan alat digital seperti whatsapp akan menjadi sangat efektif, ketika kita memerlukan jawaban yang cepat dari rekan-rekan kerja atau bos (atasan) kita.

5. Gunakan Komunikasi Nonverbal yang Baik dan Tepat.

Penerapan komunikasi nonverbal yang tepat juga sangat penting dalam etika berkomunikasi. Budaya perusahaan pasti menginginkan karyawannya untuk selalu berkomunikasi dengan baik, meskipun tanpa suara atau tanpa kata-kata. Komunikasi nonverbal yang baik misalnya:

- Tidak melipat tangan (karena akan terlihat seperti orang angkuh atau pemalas).

- Berbicara dengan menggerakkan tangan kita (seperti pembicara berita).

- Berbicara dengan postur tubuh yang sigap dan tegap (tidak membungkuk).

- Memberi kontak mata yang konsisten (tidak mengalihkan pandangan ke sudut pandang yang berbeda-beda, karena kita akan terlihat tidak fokus).

- Perhatikan nada suara yang kita gunakan (tidak terlalu keras dan tidak terlalu pelan).

- Hindari gerakan tubuh yang berlebihan (hyperactive).

- Tegaskan jabatan tangan yang kita berikan (tidak menjabat dengan cengkraman yang lemah/lesu atau terlalu kuat sampai membuat tangan orang lain sakit).

- Jangan lupa untuk tersenyum ramah.

Dari artikel ini mungkin kita bisa sama-sama melihat bahwa etika berkomunikasi memiliki kaitan yang sangat erat dengan budaya perusahaan. Dalam memilih etika berkomunikasi, kita bisa menggambarkan bagaimana bentuk budaya perusahaan tersebut, apakah budaya perusahaan tersebut sangat hierarkis dan terlalu formal, atau malah sebaliknya.