6 Tips Mengubah Suasana Rapat Kerja Lebih Interaktif

Productivity

6 Tips Mengubah Suasana Rapat Kerja Lebih Interaktif

By STUDiLMU Editor

Rapat adalah suatu hal yang membosankan dan menguras pikiran. Tetapi, rekan pembaca dapat membuat pertemuan yang biasa ini menjadi sebuah pertemuan yang berbeda. Bagaimana Anda dapat mengubah rapat kerja yang membosankan menjadi lebih interaktif?

1. Tanyakan rekan kerja tentang rapat yang mereka inginkan.

Jika Anda ingin menentukan kegiatan seru untuk memulai rapat Anda harus tahu bahwa setiap orang berbeda. Anda tidak dapat menerapkan satu cara yang sama untuk semua orang. Cari tahu apa yang diinginkan tim Anda dalam rapat. Lakukan survei atau tanyakan beberapa pertanyaan ini:

Jika Anda memiliki tongkat ajaib untuk menciptakan sebuah rapat yang sempurna, bagaimana Anda melakukannya? Mengapa?

Temukan cara yang tepat yang bekerja bagi semua orang. Ini bukan berarti bahwa Anda harus mengabulkan setiap permintaan mereka. Gali jawaban mereka lebih dalam untuk mendapatkan hal yang mendasari mereka. Jika rekan kerja Anda mengatakan bahwa mereka menginginkan fasilitas mewah, tanyakan apakah ini berarti bahwa mereka menginginkan tempat yang lebih inspiratif.

Jika jawabannya ya, Anda dapat memindahkan rapat ke luar atau menambah fasilitas di ruang rapat. Rapat yang menyenangkan tidak perlu mencakup banyak hiburan. Rapat yang menarik haruslah terdiri dari kegiatan interaktif yang membuat setiap orang didalamnya terlibat dan menghasilkan sesuatu yang bermakna.

2. Sampaikan rasa terima kasih.

Apresiasi merupakan satu cara penting untuk memotivasi karyawan. Berikan apresiasi atas pencapaian yang dilakukan. Ini akan membuat tim Anda termotivasi untuk bergerak maju. Jika Anda tidak menggunakan cara ini, Anda melewatkan hal penting.

Mintalah setiap peserta rapat untuk membagikan pencapaian atau hal mengesankan yang mereka lakukan. Ini adalah motivator yang membuat rapat Anda menjadi lebih interaktif. Selain itu, ini juga dapat meningkatkan semangat tim yang akhirnya akan menghasilkan ide-ide kreatif.

3. Berikan tugas dan minta pendapat dari setiap individu.

Cara terbaik lainnya untuk mengadakan rapat adalah membuat setiap orang merasa diinvestasikan dalam rapat. Bagaimana caranya? Berikan sebuah tugas untuk setiap orang. Mintalah seseorang untuk berperan sebagai notulen, orang yang menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan untuk rapat dan lainnya. Atau minta juga setiap orang untuk membacakan agenda rapat. Kemudian, mintalah mereka untuk memimpin rapat di awal pembahasan topik.

Dengan membuat setiap orang terlibat dalam rapat, Anda memberikan tujuan dan alasan yang jelas bagi semua orang untuk terlibat dalam rapat. Ini juga membuat mereka merasa terlibat dan dibutuhkan sehingga semua orang memiliki rasa tanggung jawab untuk hadir dan terlibat dalam rapat.

3. Ciptakan ruangan rapat yang inovatif.

Fasilitas ruangan rapat yang Anda miliki mungkin tidak terlalu menginspirasi. Lampu neon yang terang dan bangku yang tidak nyaman bukanlah hal ideal untuk menghasilkan ide-ide kreatif. Anda juga akan mudah terjebak dalam kebiasaan ketika Anda melakukan rapat di ruangan yang sama setiap waktu. Apa yang harus dilakukan?

Carilah tempat baru untuk mengadakan rapat. Pergilah ke kedai kopi atau ke taman karena tempat-tempat ini memiliki banyak hal yang menunjang produktivitas. Ini akan membuat rapat menjadi lebih menarik dan menyenangkan. Hal lain yang juga dapat meningkatkan produktivitas adalah perubahan pemandangan. Jadi, cobalah untuk menjadwalkan rapat berikutnya di luar kantor, dan rasakan manfaat luar biasa yang akan Anda temui.

4. Gunakan alat bantu berupa gambar atau video.

Setiap orang mudah untuk kehilangan fokus saat rapat, misalnya keinginan untuk melihat HP. Ya, menerima begitu banyak informasi dalam suatu waktu dan dalam bentuk yang sama akan sangat menguras tenaga. Tentunya ini akan memengaruhi tingkat fokus seseorang. Sebuah rapat yang interaktif sekalipun akan membuat setiap orang sulit berkonsentrasi jika topik yang dibagikan tidak menarik dan sulit untuk dipahami. Apalagi hanya mendengarkan presentasi atau monolog, sungguh membosankan.

Gunakan foto atau video untuk membuat rapat Anda tidak membosankan. Foto dan video dapat meningkatkan hasil belajar. Foto dan video membuat orang lebih mudah memahami materi yang disampaikan.

Cobalah untuk menayangkan sebuah gambar yang berkaitan dengan topik yang akan dibahas dalam rapat. Gunakan video untuk memberikan penjelasan singkat daripada Anda harus menjelaskannya sendiri. Ini tentu saja akan membuat peserta dapat menyerap dan menyimpan informasi lebih banyak. Dan rapat Anda akan berjalan dengan efektif.

5. Gunakan gamifikasi untuk membuat rapat menjadi lebih menyenangkan.

Jika Anda mencari ide yang cemerlang, cobalah untuk mengadakan rapat menggunakan gamifikasi. Gamifikasi berarti melibatkan elemen permainan dalam rapat. Misalnya, mintalah rekan kerja untuk menemukan sesuatu dalam rapat dan berikan hadiah bagi rekan yang dapat menemukannya dengan cepat. Ada banyak bentuk gamifikasi yang dapat Anda temukan dan terapkan dalam rapat.

6. Ciptakan motivasi intrinsik yang melibatkan rekan kerja.

Untuk melibatkan setiap peserta rapat, Anda harus memahami hal yang memotivasi mereka. Tentunya Anda harus mengetahui bagaimana cara motivasi bekerja. Ada dua bentuk motivasi, intrinsik dan ekstrinsik.

Motivasi ekstrinsik didapat dari faktor luar, seperti bonus, atau hadiah jika mencapai target kinerja tertentu. Motivasi intrinsik berasal dari dalam, yaitu tujuan pribadi yang dimiliki seseorang. Yang mana yang paling memotivasi? Motivasi intrinsik. Oleh karena itu, Anda dapat menerapkan semua motivasi ekstrinsik, tetapi tidak ada yang lebih kuat dari motivasi intrinsic.

Lalu bagaimana cara melakukannya?

- Buat tujuan rapat kerja yang jelas.

- Jangan menjadwalkan rapat kerja yang tidak penting.

- Hindari perilaku rapat kerja yang mengganggu.

- Bahas permasalahan yang ada dan temukan hikmah yang dapat diambil.

- Mintalah rekan kerja untuk membagikan keberhasilan mereka.

- Biarkan rekan kerja membagikan ide-ide yang mereka miliki.

Dengan kata lain, hindari presentasi monolog dan buatlah setiap rapat berharga. Hasilnya? Rapat kerja Anda akan menjadi lebih interaktif

Itulah cara yang dapat rekan pembaca lakukan untuk memiliki rapat kerja lebih interaktif dan melibatkan partisipasi setiap peserta.