Self Improvement

7 Tips Ampuh Menghadapi Gangguan Umum pada Fokus Kerja

By STUDiLMU Editor

Apa yang Dimaksud dengan “Gangguan Umum pada Fokus Kerja”?

Kebanyakan dari kita mungkin akan merasa sangat jengkel ketika berhadapan dengan gangguan umum di kantor, yang mana gangguan umum tersebut akan mengalihkan fokus kerja kita pada hal-hal yang mungkin tidak penting. Lantas, apa yang dimaksud dengan gangguan umum? Gangguan umum adalah rasa kekhawatiran, ketakutan dan kecemasan yang terjadi secara berlebihan pada diri individu, sehingga dapat mengganggu aktivitas sehari-hari individu tersebut. Selain itu, gangguan umum pada fokus kerja berarti rasa khawatir atau rasa takut yang mengganggu fokus kerja seseorang, sehingga individu tersebut merasa kesulitan untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan sebaik mungkin.

Setiap hari, setiap jam, bahkan setiap menitnya kita menghadapi banyak gangguan pekerjaan. Entah gangguan tersebut datang dari diri kita sendiri atau dari orang-orang di sekitar kita. Seringkali, gangguan-gangguan yang kita miliki sangat menghambat produktivitas kerja kita, sehingga kita sering lambat dalam menyelesaikan tugas-tugas kerja. Namun, rekan-rekan Career Advice tidak perlu terlalu khawatir, karena pada artikel kali ini, kita akan membahas data-data yang menunjukkan apa saja yang menjadi gangguan umum sebagai penghalang fokus kerja di kantor, dan cara efektif dalam menghadapinya.

Hampir 3 dari 4 pekerja, atau sekitar 70% mengakui bahwa mereka merasa sangat terganggu di tempat kerja dan 16% pekerja menyatakan bahwa mereka hampir selalu terganggu di tempat kerja. Apa saja dampak gangguan yang hadir dan berapa jumlah persentasenya?

Dampak gangguan tempat kerja menurut laporan termasuk berikut ini:

54% mengatakan “mereka merasa tidak melakukan pekerjaan sebagaimana mestinya”.

50% mengatakan “mereka merasa benar-benar tidak produktif”.

20% mengatakan “mereka tidak dapat mencapai kinerja yang baik secara maksimal dan tidak merasakan kemajuan apapun dalam karier”.

Menurut sebuah survei yang dilakukan terhadap 2.000 manajer perekrutan dan HRD di Amerika Serikat, hasilnya menunjukkan bahwa beberapa gangguan utama yang menghilangkan fokus kerja antara lain, smartphone atau ponsel (55%), internet (41%), bergosip dengan rekan kerja lain (37%), media sosial (37%), rekan kerja yang mampir ke meja kita (27%), merokok atau makan camilan (27%), email (26%), rapat kerja (24%), dan rekan kerja yang berisik (20%).

Nah dari hasil survei tersebut, kami telah menyimpulkan 7 gangguan utama sebagai penghancur fokus kerja serta cara menghadapinya. Yuk, kita simak penjelasannya berikut ini.

1. Buka Tutup Email

Mengecek kotak masuk dan membaca email memang sangat penting, karena dikhawatirkan ada email penting yang masuk namun kita tidak menyadarinya. Faktanya, sering mengecek email adalah salah satu gangguan yang bisa menurunkan tingkat produktivitas kita. Coba deh rekan pembaca pikirkan, setiap pagi ketika kita sudah sampai di kantor, aktivitas pertama yang kita lakukan adalah mengecek email dan membalasnya.

Sekarang rekan-rekan Career Advice mempunyai dua pilihan yaitu, pertama, mengesampingkan fokus kerja dan asyik mengecek email dan membalasnya satu per satu. Kedua, tetap fokus mengerjakan tugas kerja dan mengecek email kemudian (30 menit sebelum jam kerja berakhir).

Sebagian orang juga sering kehilangan fokusnya, terutama saat mereka sedang fokus bekerja, namun tiba-tiba pemberitahuan email masuk. Hasilnya? mereka tergoda untuk mengeceknya. Sering mengecek kotak masuk email tidak akan berkontribusi apapun pada prioritas kerja kita.

Bagaimana agar tetap fokus?

Buat pemblokiran waktu. Jadwalkan kapan rekan pembaca akan membuka dan membalas email. Misalnya, dalam sehari hanya dua kali untuk mengecek email. Satu kali di 30 menit sebelum makan siang, dan kedua kalinya di 30 menit sebelum jam kerja berakhir. Sisa waktunya? Kita harus fokus dengan pekerjaan yang harus segera kita selesaikan. Bekerja dengan cara seperti ini akan membantu kita lebih fokus dalam pekerjaan.

2. Rekan Kerja yang Cerewet

Tidak dapat disangkal lagi bahwa membangun hubungan dengan seluruh anggota tim kerja adalah hal yang sangat penting. Hubungan yang baik ini dapat terjalin dari percakapan sehari-hari yang kita lakukan dengan mereka. Misalnya, saya bercerita ke rekan kerja saya kalau semalam saya nonton film bagus di bioskop, dan mengajak dia untuk ikut nonton film di bioskop dengan saya minggu depan. Atau, topik-topik menarik lainnya yang bisa dibahas dengan kolega kita.

Sayangnya, kita sangat mudah untuk terjebak dengan aktivitas gosip yang tidak ada habisnya. Apalagi, jika rekan kerja kita ini sangat cerewet. Seperti tidak memiliki ujung dari percakapan dengan dia. Terkadang, memiliki rekan kerja seperti ini memang menyenangkan, namun jika ini terjadi secara berkelanjutan, yang ada kita akan kesulitan menyelesaikan pekerjaan kita dengan cepat.

Bagaimana agar tetap fokus?

Solusinya cukup sederhana, namun perlu keberanian. Rekan pembaca tidak perlu merasa ‘tidak enakan’ saat menerapkan solusi ini. Apabila tempat kerja rekan pembaca berada di dalam suatu ruangan yang terpisah dengan rekan kerja yang lain, tutuplah pintunya. Atau, jika Anda tidak memiliki ruangan, maka cukup ambil headphone dan dengarkan musik yang Anda suka sebagai pengiring kerja.

3. Kantor yang Sangat Berisik

Sebuah penelitian yang dilakukan di University of Sydney mengungkapkan bahwa 30% karyawan di dalam ruangan pribadi dan sekitar 25% di meja kerja tanpa partisi, akan merasa tidak senang dengan tingkat kebisingan di tempat kerja mereka.

Beberapa jenis kebisingan yang akan menjadi pemecah fokus kerja seperti, deringan telepon, percakapan dengan rekan kerja lain, suara mesin printer, dan kebisingan lainnya. Penelitian terhadap 10.000 pekerja di 14 negara menunjukkan bahwa, karyawan kehilangan 86 menit waktu kerja mereka karena merasa terganggu dengan kebisingan, banyak karyawan yang merasa tidak termotivasi dan tidak produktif karena stres dengan kebisingan, mereka kehilangan fokus karena memiliki sedikit kapasitas untuk berpikir. Hmm, rumit juga ya kalau kantor kita penuh dengan kebisingan.

Bagaimana agar tetap fokus?

Apabila pembaca Career Advice memiliki ruangan tersendiri, cukup tutup saja pintu Anda untuk menandakan Anda tidak mau diganggu dengan kebisingan. Apabila rekan pembaca terganggu dengan kebisingan dari rekan-rekan kerja Anda, cobalah untuk mendekati mereka dan berbicara secara baik-baik bahwa mereka telah mengganggu fokus kerja Anda. Dan, apabila rekan pembaca sedang mengerjakan sebuah proyek yang memerlukan fokus tinggi, mungkin rekan pembaca bisa mengerjakannya di ruangan yang tenang, yang jauh dari kebisingan.

4. Penggunaan Ponsel yang Berlebihan (atau Gadget Lainnya)

Ponsel oh ponsel. Kehidupan di era digital seperti sekarang ini membuat kita tidak bisa lepas dari benda ini. Kehadiran ponsel memang membawa banyak manfaat pada kemudahan hidup kita. Namun, jika kita menggunakannya secara sering dan berlebihan, maka ini akan merusak fokus kerja kita.

Menurut penelitian terbaru yang dilakukan oleh Deloitte, rata-rata orang memeriksa ponsel mereka sebanyak 47 kali dalam sehari. Apabila kita menggunakan atau mengecek ponsel sebanyak rata-rata 47 kali sehari dan bekerja selama 8 jam sehari, artinya kita memeriksa ponsel selama hampir 6 kali setiap jamnya. Hmm, banyak juga ya?!

Bagaimana agar tetap fokus?

Simpan ponsel kita di tempat yang tidak terjangkau dengan mata kita. Misalnya, letakkan di dalam laci dan kunci lacinya, gunakan kata sandi yang agak rumit untuk membuka ponsel atau membuat kita malas setiap mengetik kata sandinya.

5. Terlalu Sering Membuka Media Sosial

Munculnya berbagai macam media sosial seperti, Instagram, Facebook, Twitter, Pinterest dan lain sebagainya, telah membuat fokus kerja kita terbelah. Ketika kita bekerja, mata kita merasa ngantuk. Namun anehnya, saat kita membuka media sosial, mata kita seakan tidak lelah melihat postingan-postingan dari teman-teman kita. Ini dikarenakan media sosial memiliki daya tarik tersendiri bagi kita. Sayangnya, ini sangat tidak baik buat fokus kerja kita.

Bagaimana agar tetap fokus?

Solusinya sama seperti pencegahan atas penggunaan email dan ponsel secara berlebihan yaitu, dengan menetapkan jadwal dalam membuka media sosial, matikan notifikasi media sosial saat kita bekerja, dan simpan ponsel atau tab kita yang jauh dari jangkauan mata dan tangan kita. Contohnya? Letakkan ponsel di dalam tas atau di dalam laci.

6. Rapat Kerja yang Terlalu Banyak atau Terlalu Lama

Coba rekan-rekan Career Advice pikirkan, dalam seminggu ada berapa rapat kerja internal dan eksternal yang Anda miliki? Kalaupun jumlah rapat kerja yang kita miliki sedikit, apakah rapat kerja tersebut berjalan secara efektif dengan waktu yang tidak lama, namun masuk ke dalam inti agenda rapat?

Penelitian menunjukkan bahwa sebagian besar karyawan menghadiri 62 rapat kerja dalam sebulan, tetapi setengahnya hanya dianggap buang-buang waktu saja. Secara total, mereka telah menghabiskan rata-rata 31 jam untuk rapat kerja yang sangat tidak produktif dalam sebulan, dan 91% karyawan merasa tidak mendapatkan inti dari rapat kerja, karena mereka lebih banyak melamun, sementara 39% karyawan tertidur saat rapat kerja berlangsung. Hmm, ini benar-benar gangguan kerja yang nyata, bukan?

Bagaimana agar tetap fokus?

Rapat kerja tetap menjadi hal yang penting dalam pekerjaan. Namun, agar rapat kerja tidak menjadi penghalang fokus bagi para karyawan, penting bagi para pemimpin rapat untuk memiliki agenda pertemuan yang jelas dan menggunakan waktu rapat seefektif mungkin.

7. Multitasking

Apakah rekan-rekan Career Advice masih menganggap bahwa bekerja secara multitasking akan meningkatkan produktivitas dan kreativitas? Padahal, ini berbanding terbalik loh. Multitasking hanya akan membuat kita tidak fokus dalam bekerja, dan semakin memperlambat kerja kita.

Bagaimana agar tetap fokus?

Blok waktu untuk mengerjakan setiap tugas kerja yang ada. Salah satu cara yang ampuh adalah menggunakan metode 60-60-30. Maksudnya, kita bekerja selama 50 menit dan istirahat 10 menit, bekerja lagi selama 50 menit dan istirahat kembali selama 10 menit. Kemudian luangkan waktu 30 menit untuk beristirahat, yang bisa diisi dengan aktivitas seperti makan siang, makan camilan, dan lain-lain.

Yap, itulah 7 tips ampuh untuk menghadapi gangguan umum yang menjadi penghalang fokus kerja kita. Untuk menjadi fokus dan produktif adalah pilihan kita masing-masing. Jadi, tunggu apalagi? Yuk, kita terapkan 7 tips ampuh di atas bersama-sama. Selamat mencoba ya, rekan-rekan Career Advice.