Productivity

8 Tips untuk Menyewa Kantor Anda Pertama Kalinya

By STUDiLMU Editor

Definisi “Kantor” dan Apa yang Dimaksud dengan “Menyewa Kantor”?

Sebelum mengetahui apa yang dimaksud dengan “menyewa kantor”, kita perlu mengetahui definisi “kantor” itu sendiri. Apa ya yang dimaksud dengan kantor? Kantor adalah sebutan untuk suatu tempat, baik ruangan atau gedung yang dijadikan sebagai tempat bekerja atau perniagaan. Bagaimana dengan pengertian kantor menurut para ahli? Pengertian kantor dapat diartikan sebagai suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan yang berguna untuk membantu para pimpinan atau pemilik bisnis di dalam organisasi tersebut. Di sisi lain, seorang ahli lain juga memberikan pendapatnya terhadap definisi kantor. Menurut ahli lain, kantor adalah setiap tempat atau ruang yang sering digunakan untuk mengerjakan suatu pekerjaan. Dan secara umum, pengertian perkantoran adalah suatu ruang, gedung atau balai yang dijadikan tempat untuk mengurus dan menyelesaikan pekerjaan. Itulah mengapa kita sering mendengar kata ruang kantor atau gedung kantor.

Dalam hal ini, kantor memiliki beberapa fungsi dan beberapa fungsi kantor di antaranya adalah menerima, merekam dan mengatur informasi. Lantas, mengapa kehadiran kantor menjadi suatu hal yang sangat penting? Apa tujuan dibentuknya suatu kantor? Tujuan kantor adalah untuk mempermudah semua orang yang bekerja dalam satu visi dan misi yang sama untuk saling bertukar dan menerima informasi, sehingga segala unsur-unsur administrasi perkantoran lebih mudah untuk dikomunikasikan. Nah di era modern seperti sekarang ini, kita bisa melihat perkantoran modern dari ujung jalan ke ujung jalan lainnya dengan gedung-gedung yang menjulang tinggi nan cantik. Eits, tapi apa sih yang dimaksud dengan perkantoran modern? Perkantoran modern adalah bangunan kantor yang desainnya menyesuaikan perkembangan zaman dengan tata ruangan yang sangat baik.

Nah bagi rekan-rekan Career Advice yang mungkin sedang berencana untuk memulai bisnis atau sudah memulainya, dan ingin mencari ruangan kantor untuk disewa, mungkin hal ini menjadi perihal yang susah-susah gampang bagi Anda. Tapi jangan khawatir lagi ya, karena pada artikel kali ini kita akan membahas tentang beberapa cara yang bisa menjadi panduan untuk menyewa kantor untuk pertama kalinya.

Menurut website the balance smb dot com, ada 8 tips yang bermanfaat bagi kita untuk menyewa kantor pertama kalinya. Dari 8 tips ini, kita akan memiliki panduan tentang bagaimana mendapatkan gambaran tentang anggaran penyewaan kantor, bagaimana pembagian ruang kantor, dan lain sebagainya. Terlebih lagi, mengambil keputusan untuk sewa ruang kantor bukanlah hal yang mudah, karena kita akan memiliki pertimbangan yang banyak terhadap hal ini. Jadi, langsung saja yuk kita simak penjelasannya berikut ini.

1. Tentukan Pilihan antara Menyewa Kantor Khusus atau Ruang Coworking.

Sebelum merencanakan penyewaan kantor terlebih jauh, rekan pembaca perlu mempertimbangkan poin pertama ini. Rekan pembaca bisa memilih antara menyewa kantor yang secara khusus dipakai untuk bisnis dan perusahaan Anda saja atau hanya menyewa ruang coworking saja yang mungkin harganya lebih terjangkau daripada kantor.

Pertama-tama, rekan pembaca harus tau bagaimana ukuran tim Anda, apakah itu adalah tim yang besar atau hanya tim kecil? Jika tim yang rekan pembaca miliki memang sangat besar dan budget untuk penyewaan kantor memang tersedia, maka menyewa kantor adalah ide yang bagus. Namun, jika tim hanya terdiri dari beberapa orang saja dan budget penyewaan kantor masih belum memadai, maka menyewa coworking adalah ide yang cemerlang.

Meskipun sudah banyak kantor Indonesia yang disewa dengan harga murah, namun ruang coworking juga cukup menggoda untuk para pemilik bisnis milenial saat ini. Selain memiliki ruang kantor minimalis dan tata ruang kantor yang modern, ruang coworking bisa membantu kita untuk berinteraksi dengan banyak orang dari perusahaan atau bisnis lain. Mengapa lebih murah? Karena jika kita menyewa kantor, maka kita perlu mengeluarkan anggaran untuk furniture kantor, biaya listrik, air, saluran telepon, Wifi, dekorasi atau desain ruangan kantor, dan lain sebagainya.

2. Pilih Lokasi Kantor yang Tepat dan Strategis.

Jika rekan pembaca sudah menentukan pilihan antara ruang kantor khusus dan ruang coworking, maka sekarang waktu yang tepat untuk memilih lokasi kantor yang tepat dan strategis untuk bisnis kita. Kita perlu menentukan apakah kita akan menyewa kantor di pusat kota, pinggiran kota atau mungkin di pedesaan? Pertimbangannya mungkin menyewa kantor di pusat kota akan mengeluarkan biaya yang cukup mahal, namun lokasinya akan mudah dijangkau oleh para karyawan, investor dan mitra bisnis lainnya.

Kita juga perlu mempertimbangkan bahwa lokasi kantor harus memiliki beberapa poin sebagai berikut ini:

- Dekat dengan akses transportasi umum, sehingga mudah dijangkau.

- Dekat dengan restoran, kantin (food court) dan tempat jajanan makanan dan minuman lainnya.

- Dekat dengan pusat perbelanjaan (optional).

- Perhatikan keamanan dari lokasi yang dipilih, apakah rawan banjir? Apakah aman dari maling?

- Perhatikan lalu lintas di sekitar lokasi kantor.

- Perhatikan ruang parkir untuk para pengunjung kantor kita, sehingga kita dapat memastikan karyawan dan para klien kita tidak akan kesusahan dalam mencari parkir.

Dengan memperhatikan hal-hal penting tersebut, kita akan berhasil menemukan lokasi kantor yang tepat dan strategis bagi semua pihak.

3. Pertimbangkan Ukuran Kantor dan Tata Letak dari Lokasi Terpilih.

Poin ketiga ini juga penting untuk kita pertimbangkan ketika ingin menyewa kantor untuk pertama kalinya. Yap! Mungkin ini akan menjadi pertanyaan yang cukup sulit ketika kita belum pernah menyewa kantor sebelumnya, namun ada dua pertanyaan penting yang bisa rekan pembaca jadikan panduan untuk mempertimbangkan ukuran kantor dan tata letak lokasi yang telah terpilih, yaitu sebagai berikut:

- Berapa jumlah karyawan kita?

- Berapa banyak ruang kantor yang kita butuhkan?

Jika jumlah karyawan menjadi semakin banyak seiring berjalannya waktu dan masa kontrak ruang kantor masih lama, maka rekan pembaca bisa mengambil solusi lain dengan menerapkan jam kerja yang fleksibel, sehingga semua karyawan tidak perlu datang bekerja di waktu yang sama. Solusi lain yang bisa diambil adalah dengan merekrut karyawan freelance atau karyawan yang bersedia untuk remote working (bekerja dalam jarak jauh). Oh ya, ada beberapa ruangan penting juga yang perlu kita siapkan di dalam kantor, yaitu sebagai berikut:

- Ruang rapat (meeting room).

- Ruang kerja direksi (CEO)

- Toilet

- Pantry

- Ruang kerja karyawan

- Ruang tunggu tamu untuk klien, mitra bisnis atau pelanggan,

- Gudang, dan lain sebagainya.

4. Kustomisasi Ruang Kantor yang Kita Inginkan.

Setelah menentukan lokasi penyewaan kantor, mempertimbangkan ukuran kantor dan tata letaknya, sekarang waktunya bagi kita untuk mengkustomisasi ruangan kantor yang kita inginkan. Kita bisa menghias ruang kantor berdasarkan visi dan misi yang dimiliki perusahaan kita.

Misalnya, jika perusahaan kita bergerak di bidang digital, maka kita bisa menggunakan beberapa furniture kantor yang berkaitan dengan digital. Kita juga bisa menggantung beberapa bingkai foto yang berisikan quote-quote menarik yang berhubungan dengan motivasi kerja di era digital seperti sekarang ini.

Namun, kita juga perlu memastikan kepada pemilik ruang kantor sebelumnya ya rekan-rekan. Hal ini untuk memastikan bahwa pemilik ruang kantor memang mengizinkan kita untuk melakukan kustomisasi ruang kantor sesuai dengan yang kita inginkan. Jadi, sebelum kita menandatangani kontrak penyewaan kantor, pastikan segalanya sudah disampaikan dengan jelas ya.

5. Susun Biaya Penyewaan Kantor dan Biaya Tambahan Lainnya.

Nah, sekarang saatnya kita berbicara tentang susunan biaya penyewaan kantor. Menyusun anggaran untuk menyewa kantor memang cukup rumit. Kita perlu memikirkan tentang berapa biaya sewa ruang kantor per bulan atau biaya sewa ruang kerja (kantor) selama lima tahun ke depan, serta biaya-biaya tak terduga lainnya.

Selain memikirkan biaya penyewaan kantor, kita juga perlu menyusun rancangan biaya lain yang mungkin perlu kita keluarkan ketika sudah memulai penyewaan. Misalnya, biaya pembelian furniture kantor (sofa, meja kerja, kursi kerja), perlengkapan kantor (alat tulis kantor), printer, telepon, mesin facsimile, AC dan lain sebagainya. Jika rekan pembaca tidak berminat untuk membeli semua peralatan dan perlengkapan kantor tersebut, rekan pembaca bisa menyewanya dari salah satu vendor yang sudah Anda survei sebelumnya.

Adakah biaya lain yang perlu kita masukkan ke dalam anggaran? Yap! anggaran lain yang kami sarankan adalah pembiayaan untuk membuat signage board yang terdiri dari logo perusahaan kita. Selain itu, brosur perusahaan dan kartu nama juga perlu dimasukkan ke dalam anggaran. Tujuannya agar kita lebih mudah untuk mempromosikan perusahaan kita kepada para investor, mitra bisnis, klien dan pelanggan.

6. Pertimbangkan untuk Memperpanjang Waktu Penyewaan Kantor.

Hal keenam yang perlu kita pertimbangkan adalah memperpanjang waktu penyewaan kantor yang mana kita berpeluang besar untuk mendapatkan harga sewa yang jauh lebih murah per bulannya. Jika kita ingin menyewa ruang kantor dalam jangka waktu yang lebih panjang, maka kita perlu mempertimbangkan apakah ruang kantor tersebut dapat terus memadai kegiatan bisnis kita dalam setahun atau lima tahun ke depan? Jika “ya”, maka lanjutkan rencana ini, namun jika dirasa tidak akan memadai maka kita bisa menyewa kantor hanya dalam beberapa bulan saja.

7. Pikirkan tentang Strategi Keluar dari Kontrak Penyewaan Kantor dengan Cara yang Baik.

Jika rekan pembaca merasa bahwa ruang kantor yang Anda sewa saat ini kurang memadai, maka rekan pembaca harus mendiskusikan hal ini kepada pemilik kantor (owner) dengan cara yang baik. Misalnya, menanyakan apakah ada denda yang harus kita bayarkan ketika keluar sebelum jangka waktu kontrak yang ditentukan. Itulah mengapa mengetahui segala kebijakan dan peraturan yang terdapat di dalam kontrak sejak awal sebelum penandatanganan adalah hal yang sangat perlu kita lakukan.

8. Pilihlah Ruang Kantor dengan Sangat Bijak.

Terakhir, dari semua tips yang sudah disampaikan sebelumnya, kita perlu memilih ruang kantor dengan segala pertimbangan yang sebijak mungkin. Kita harus tau dengan siapa kita akan bekerja nanti, apakah mereka adalah karyawan milenial, karyawan gen Z, Baby Boomers, atau mungkin kita akan menyatukan semua generasi tersebut.

Kita harus mempertimbangkan suasana dan lingkungan kantor yang nyaman bagi semua karyawan. Semakin karyawan merasa nyaman dengan lingkungan kantor, maka karyawan akan semakin produktif dengan pekerjaan mereka.

Setelah membaca 8 tips di atas, apakah rekan-rekan pembaca sudah siap untuk mencari kantor sewaan idaman Anda? Selamat mencari kantor yang terbaik ya, rekan-rekan Career Advice.