Productivity

Pengolahan Data dengan Desain Dashboard

By STUDiLMU Editor

Data. Yap, ini adalah sesuatu yang sangat penting, tidak terkecuali di era digital seperti sekarang ini. Sangking pentingnya, data menjadi hal yang selalu bertambah setiap hari bahkan setiap detiknya. Sedangkan, volume penyimpanan semakin menipis dan akses untuk informasi kinerja juga menjadi terhambat saat kita ingin mengerjakan segala pekerjaan yang berhubungan dengan angka-angka pada data yang ada. Meskipun hampir semua orang berbicara tentang data, namun tidak semua orang melakukan sesuatu dengan itu. Sebagai contoh, tidak semua orang mampu dalam melihat kekinian apa yang sedang terjadi untuk mengukur sebuah kemajuan menuju tujuan pasti yang dapat menghilangkan kewalahan dalam mengontrol data, dan membawa kita menuju kesuksesan.

Langkah pertama yang dapat kita lakukan adalah membuat dashboard kinerja, yang mana ini bisa membantu kita dalam melihat bagian-bagian terpenting dari data yang ada, dan mengubah informasi menjadi suatu tindakan yang nyata.

Nah pada artikel kali ini, kami akan membantu rekan-rekan Career Advice dengan menjelaskan dasar-dasar dashboard dan cara mendesainnya secara efektif agar data dapat berfungsi dengan baik.

Mengapa Kita Perlu Menggunakan Dashboard Kinerja?

Sebelumnya, mari kita cari tahu apa yang dimaksud dengan dashboard kinerja? Dashboard kinerja adalah alat penting yang digunakan untuk mengkomunikasikan status, memantau kemajuan atau mengevaluasi sebuah keberhasilan.

Dan, tampilan digital dari dashboard kinerja ini dapat ditemukan dimana-mana. Sebagai contoh, pada situs penggalangan dana amal, pemantauan keuangan, portal investasi, pemantauan kesehatan, dan beberapa alat digital lain di dalam Google.

Data-data menjadi sangat penting bukan karena tampilannya yang warna-warni serta bentuknya dalam diagram atau grafik pie yang sangat menarik pandangan setiap orang.

Namun, data-data ini sangatlah penting karena seseorang harus meluangkan waktu berharga mereka untuk mempertimbangkan informasi apa yang paling penting dan signifikan dari sekumpulan data yang ada, dan bagaimana cara menampilkannya secara efektif. Itulah mengapa, dashboard dapat menjadi penyajian data yang indah serta teratur dipandang mata, dan bisa juga menjadi penyajian data yang memuakkan, karena seperti ‘muntahan data’ yang tidak beraturan.

Lantas, seperti apa tampilan dashboard yang efektif? Dalam semua situasi, dashboard yang efektif dapat membantu kita dalam mengambil keputusan dan tindakan secara cepat. Melalui keefektifannya, dashboard dapat menginformasikan semua pengguna di seluruh organisasi untuk memberikan mereka arahan tepat kepada metrik yang sesuai dengan permintaan mereka. Melalui dashboard kinerja, para pemimpin juga dapat terbantu untuk meninjau indikator kinerja utama (KPI) yang telah ditetapkan kepada semua karyawan sebelumnya.

Apakah hanya itu saja kelebihannya? Tentu tidak. Ada keunggulan lain dari dashboard kinerja ini yaitu, apabila dashboard yang ditampilkan berbasis web dan dapat diakses oleh semua tim, maka dasbor ini akan sangat membantu semua karyawan dari tim pemasaran (penjualan), desain, dan departemen lainnya. Mereka bisa mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana kinerja perusahaan, program, produk, atau layanannya.

Setelah kita mengetahui beberapa manfaat yang dimiliki oleh dashboard kinerja, sekarang mari kita simak apa saja yang menjadi dasar-dasar dashboard yang efektif?

Dasar-Dasar Dashboard yang Efektif

Definisi lain yang diutarakan oleh Stephen Few, seorang penulis Desain Dashboard Informasi: Komunikasi Visual Data yang Efektif, mengatakan bahwa:

Dashboard adalah tampilan visual dari informasi paling penting yang diperlukan untuk mencapai satu atau tujuan yang lebih. Tampilan ini dikonsolidasikan dan diatur dalam satu layar, sehingga informasi tersebut dapat dimonitor secara cepat dan sekilas.

Seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, jumlah data semakin bertambah setiap detiknya, sehingga kita memerlukan bantuan yang canggih dalam mengelola sejumlah besar informasi yang tersedia. Saat ini, ada banyak dashboard digital yang dikumpulkan dari berbagai sumber basis data dan diintegrasikan ke dalam layanan web.

Nah, demi membuat semua informasi dan data menjadi lebih mudah untuk diproses dan ditampilkan, visualisasi data sering digunakan di dalam dashboard untuk memudahkan para pengguna dalam mencerna metrik kinerja yang ada. Dan, visualisasi data ini dibuat dari grafik yang sederhana sampai ke tampilan informasi yang indah, teratur dan ringkas.

Meskipun begitu, dashboard bukanlah solusi yang handal untuk memecahkan kewalahan pada data-data yang besar. Mengapa begitu? Yuk, kita simak penjelasan di bawah ini tentang hal-hal apa saja yang dapat dilakukan oleh dashboard dan apa saja yang tidak bisa?

Rekan-rekan Career Advice, apabila perusahaan atau organisasi Anda tidak memiliki tujuan dan metrik yang jelas terhadap proyek, program atau departemen yang ada, maka dashboard tidak dapat membantu Anda dalam hal ini.

Perlu diingat bahwa dashboard adalah sebuah alat komunikasi, bukan alat yang dapat mengukur sebuah kesuksesan. Untuk kebutuhan penting seperti, mengukur Indikator Kinerja Utama (KPI) secara efektif dan menentukan keberhasilan dari tujuan yang terukur, kita perlu merujuk kembali pada daftar pengantar Indikator Kinerja Utama (KPI).

Meskipun kehadiran dashboard memang sangat membantu, tapi bukan berarti kita dapat menghiraukan kebutuhan analisis data yang tepat dan bijaksana. Dashboard bukan tentang angka dan pelaporan. Tetapi, ini tentang memberikan informasi dan wawasan.

Bagaimana Merencanakan Dashboard?

Sebelum kita mulai perencanaan dashboard, kita perlu menjawab tiga pertanyaan utama berikut ini:

- Apa yang kita inginkan agar dashboard berkomunikasi?

- Siapa saja yang akan menggunakan dashboard?

- Apa saja metrik yang penting?

Untuk menjawab pertanyaan pertama, memang ada jenis dasbor yang dapat menunjukkan segala data yang kita perlukan. Contohnya, mulai dari sasaran layanan pelanggan hingga kinerja situs web. Tidak hanya itu, jenis dashboard ini juga dapat memberikan informasi khusus terkait satu proyek, satu departemen, atau seluruh organisasi. Tergantung dari area fokus apa yang kita pilih.

Dikarenakan setiap dashboard memiliki tujuan yang berbeda-beda, maka kita perlu memilih jenis dashboard yang tepat untuk tiga kategori utama yaitu, strategis, operasional, atau analitis.

Dashboard perusahaan yang strategis dapat digunakan oleh para eksekutif untuk memantau kemajuan yang terkait dengan tujuan bisnis yang sudah ditetapkan bersama. Dashboard strategis ini dapat memberikan tampilan tingkat tinggi pada kesehatan organisasi dan data tentang pendapatan, penjualan, atau tingkat turnover karyawan.

Di sisi lain, dashboard operasional difokuskan pada bagaimana hal-hal berfungsi di sisi operasi bisnis. Ini dapat diatur untuk memunculkan peringatan ketika data menunjukkan penyimpangan dari norma-norma yang ada, seperti catatan dalam tingkat produksi.

Bagaimana dengan dashboard analitis? Jenis dashboard ini dapat menjadi strategis atau operasional, atau mungkin lebih taktis. Perbedaan utamanya adalah tingkat informasi itu sendiri. Dashboard analitis ini memiliki informasi yang lebih rinci dan perbandingan dari berbagai faktor untuk melihat tren dan membandingkan variabel dari waktu ke waktu.

Dalam hal ini, kita perlu menetapkan tujuan keseluruhan dashboard sebelum memikirkan detail desain atau peluang untuk visualisasi data. Coba tanyakan pertanyaan berikut ini sebelum merancang tujuan keseluruhan dashboard.

Apakah dashboard ini akan memberikan pandangan strategis secara bulanan atau detail operasional harian?

Apakah ini akan fokus pada kinerja blogging, e-commerce, atau SEO?

Dengan menjabarkan tujuan dashboard, ini akan membantu kita dalam menentukan cara berkomunikasi yang efektif melalui dashboard. Sekarang, mari kita jawab pertanyaan yang kedua.

Siapa Saja yang akan Menggunakan Dashboard?

Dalam hal ini, kita perlu mengetahui apa saja hal-hal penting bagi target pengguna kita. Dengan begitu, kita dapat merancang tampilan apa saja yang akan kita cantumkan di dalam dashboard.

Sebagai contoh, C-Suite akan menginginkan tipe dan tingkat data yang berbeda dari tim pemasaran atau penjualan. Inilah mengapa kita perlu mengetahui secara dalam tentang apa yang pengguna ingin ketahui dan tingkat informasi apa yang mereka butuhkan.

Apa Saja Metrik yang Penting?

Untuk menjawab pertanyaan ketiga ini, kita perlu mengingat pembahasan di atas bahwa Indikator Kinerja Utama (KPI) sudah harus ditetapkan dengan matang, sebelum kita mendesain dashboard.

Dalam hal ini, tampilan dashboard harus komprehensif, namun tidak berlebihan. Kita perlu memulai dari metrik yang paling penting dan metrik lainnya yang saling memengaruhi satu sama lain. Mari kita ambil contoh dari kampanye media sosial. Seperti yang kita ketahui bahwa kini media sosial menjadi elemen yang ampuh untuk program pemasaran. Para pelanggan dapat langsung diarahkan ke situs web yang bersangkutan.

Dashboard yang berfokus pada kinerja program dapat mencakup jumlah total pengikut Twitter, Facebook atau sosial media lainnya. Tidak hanya itu, kita juga bisa melihat apakah jumlah pengikut di bulan lalu semakin meningkat atau menurun. Hal ini bertujuan untuk mengukur keefektivitasan postingan sosial media yang kita lakukan.

Yap, itu dia segala hal yang berkaitan dengan dashboard kinerja yang dapat membantu kita dalam mengolah data. Perlu diingat sebelum kita merencanakan dashboard, kita perlu menanyakan tiga hal utama yakni, Apa yang kita inginkan agar dashboard berkomunikasi? Siapa saja yang akan menggunakan dashboard? dan, Apa saja metrik yang penting? Jadi, apakah rekan-rekan Career Advice berencana untuk segera mendesain dashboard? Jika ya, jangan lupa perhatikan unsur-unsur penting di atas, ya.