4 Cara Agar Email Cepat Mendapat Tanggapan

Communication

4 Cara Agar Email Cepat Mendapat Tanggapan

By STUDiLMU Editor

Pernahkah Anda berkali-kali mengecek kotak email namun belum mendapatkan balasan apapun? Padahal email yang Anda tujukan tersebut sangat penting. Tetapi, tetap saja email yang Anda tunggu tak kunjung dibalas. Kecenderungan pertama mungkin kita akan berpikir orang tersebut tidak dapat diajak bekerja sama atau tidak responsive. Dan, dalam beberapa kasus, Anda mungkin benar. Namun, jika email yang Anda kirimkan memiliki format yang sangat berantakan, mungkin inilah penyebab Anda tidak kunjung mendapatkan balasan email.

Membuat email yang efektif melibatkan lebih dari sekadar membuat pengingat yang mengganggu hari demi hari. Jika Anda benar-benar ingin membuat kesan yang baik (jika Anda belum menerima tanggapan apapun), Anda perlu menerapkan empat kiat-kiat yang akan kami bahas pada artikel ini.

1. Pertimbangkan Waktu Anda dan Penerima Email

Ya, waktu adalah salah satu hal yang penting untuk Anda pertimbangkan saat mengirim email. Jika Anda benar-benar memerlukan tanggapan yang cepat, maka jangan mengirim email di waktu jam kerja akan berakhir atau jangan mengirim email di hari Jum’at sore, karena mungkin Anda tidak akan mendapatkan balasan email yang cepat. Para penerima email akan cenderung membalas email mereka di hari Senin pagi saat mereka menerima email di Jumat sore.

Selain itu, sesuatu yang Anda anggap sangat penting, belum tentu bagi orang lain juga sama seperti itu. Mungkin bagi penerima email Anda, itu hanya tugas kecil yang dapat dilakukan dengan cepat, sehingga tidak perlu segera memberi tanggapan.

Pengaturan waktu sangatlah penting ketika mencoba untuk menindaklanjuti. Jika masalah Anda begitu mendesak, kami menyarankan Anda untuk tidak menggunakan email sebagai media komunikasi, Anda mungkin dapat menghubungi orang yang bersangkutan melalui telepon kantor atau ponsel pintar.

Demikian pula, Anda harus mempertimbangkan tentang jadwal penerima email Anda. Apakah dia sedang banyak pekerjaan yang tidak dapat ditinggalkan atau mungkin sedang bercuti. Dalam hal tersebut, tindak lanjut Anda tidak akan efektif, terlepas dari cara penyusunan email yang sempurna.

2. Tulis Subjek Email yang Terperinci

Kita semua cenderung menulis subjek email yang terlalu umum. Dalam hal ini, kami menyarankan Anda untuk menulis subjek email dengan spesifik mungkin. Buat penerima email merasa sangat penting untuk segera mengecek dan merespon email Anda, dan membuat mereka benar-benar mengerti bahwa email tersebut benar-benar penting.

Anda juga dapat menyertakan tenggat waktu di dalam baris subjek email Anda untuk menanamkan rasa urgensi yang lebih besar pada penerima email. Sebagai contoh, “Umpan balik diperlukan pada laporan penjualan triwulanan besok.” Bahkan, survei yang dilakukan pada tahun 2014 menyatakan bahwa email yang menggunakan kata keterangan "besok" di baris subjek emailnya, 10% lebih banyak dibuka oleh penerima email daripada yang tidak menyertakan.

3. Tegaskan Kembali Tanggapan Apa yang Anda Butuhkan dari Penerima Email

Dari setiap email yang Anda kirim, Anda harus menegaskan kembali tanggapan apa yang benar-benar Anda perlukan dari penerima email tersebut.

Jadi, hindari pesan-pesan pendek yang penuh basa-basi dan sertakan pernyataan yang jelas, tegas, namun tetap sopan agar apa yang Anda butuhkan dapat diselesaikan segera oleh yang bersangkutan. Konten email yang semakin jelas, akan semakin baik.

4. Sertakan Informasi Tambahan Jika Memang Diperlukan

Menambahkan informasi tambahan sangat dianjurkan untuk Anda sertakan di konten email Anda. Hal ini bertujuan agar penerima email dapat mengerti maksud dan pesan email Anda dengan cepat tanpa harus membaca keseluruhan email. Dengan mengetahui pesan email secara cepat, penerima email dapat tahu bahwa hal ini benar-benar urgensi dan Anda sangat memerlukan tanggapan email dengan cepat. Pesan yang singkat memang baik, namun belum tentu efektif. Pastikan bahwa Anda memberikan informasi yang cukup bagi penerima email.

Sebagai contoh, “Hai Ratna, saya masih menunggu balasan email Anda tentang laporan penjualan triwulanan ini. Kami harus menyelesaikannya pada hari Jumat, 23 November 2018, dan saya sangat suka masukan Anda tentang statistik yang termasuk di halaman empat. Terima kasih."

Ini singkat, manis, dan langsung kepada poin yang dituju, tetapi juga memberikan informasi yang cukup bagi penerima email untuk segera bertindak dalam membalas email yang bersangkutan.

Pastikan Anda menggunakan lima kiat utama ini, dan Anda yakin untuk meningkatkan peluang Anda mendapatkan tanggapan email yang lebih cepat dari sebelumnya. Selamat mencoba!