Memilih Supplier yang Tepat dalam Manajemen Pembelian

Tips of Management

Memilih Supplier yang Tepat dalam Manajemen Pembelian

By STUDiLMU Editor

Dalam menjalankan bisnis, pada umumnya perusahaan membutuhkan supplier untuk memenuhi kebutuhannya. Supplier merupakan orang atau perusahaan yang menyediakan produk atau layanan kepada perusahaan lainnya. Dalam bisnis, supplier menyediakan produk berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif dan dikirim tepat waktu kepada perusahaan manufaktur, distributor, atau pengecer. Pada umumnya, supplier juga menyediakan barang atau jasa kepada perusahaan dalam jumlah yang besar.

Supplier memiliki peranan penting dalam setiap produksi suatu produk, baik itu barang ataupun jasa. Supplier berperan mulai dari mencari bahan baku hingga membantu peningkatan produksi. Selain itu, supplier juga membantu mencari alternatif pilihan bahan baku jika kondisi pasar sedang tidak baik. Oleh sebab itu, artikel kali ini akan membahas jenis-jenis supplier yang perlu Anda ketahui dan beberapa tips yang dapat Anda coba untuk memilih supplier yang berkualitas.

Jenis-Jenis Supplier

Jika dilihat dari produk yang dihasilkan, supplier terdiri dari dua jenis yaitu supplier barang dan supplier jasa. Tahukah Anda apa perbedaan keduanya? Berikut merupakan penjelasannya:

1. Supplier barang

Supplier barang bertanggung jawab untuk memasok bahan baku ke produsen untuk nantinya bahan tersebut diolah menjadi produk siap jual. Pemasok barang dibagi menjadi dua jenis, yaitu supplier bahan fabrikasi dan non-fabrikasi.

a. Supplier bahan fabrikasi

Supplier bahan fabrikasi bertugas memasok bahan yang telah diproses terlebih dahulu sebelum dibawa ke tempat pemesan. Oleh pemesan, bahan setengah jadi ini kemudian diubah menjadi produk siap pakai. Contohnya adalah pemasok serat wol atau nilon yang memasok bahan untuk pabrik lain.

b. Supplier bahan non-fabrikasi

Supplier ini bertugas memasok bahan baku yang tidak melalui proses pertama, misalnya pemasok kayu yang menyediakan bahan baku pembuatan furnitur.

2. Supplier jasa

Supplier jasa berperan menyediakan pasokan bahan baku, yang nantinya akan diproses menjadi produk siap jual dalam bentuk jasa. Contohnya adalah penyedia software kasir atau aplikasi keuangan yang memudahkan konsumen dalam mengelola keuangan perusahaan.

Tips Memilih Supplier yang Berkualitas

Karena memiliki peranan yang penting bagi perusahaan, Anda perlu memastikan untuk bekerja sama dengan supplier yang berkualitas. Terdapat beberapa tips yang dapat Anda lakukan untuk memilih supplier yang berkualitas, di antaranya yaitu sebagai berikut:

1. Tetapkan Kriteria Anda

Langkah pertama yang dapat Anda lakukan, yaitu membuat daftar kriteria yang harus dipenuhi supplier untuk menyediakan barang apa yang Anda butuhkan. Berikut ini merupakah hal-hal yang perlu dipertimbangkan:

a. Waktu tunggu yang ideal: Waktu ideal untuk menerima barang pesanan sejak waktu pembelian.

b. Kuantitas pesanan minimum dan maksimum: Parameter untuk menentukan seberapa banyak Anda dapat memesan barang sekaligus.

c. Kemampuan dropshipping: Kemampuan supplier untuk mengirimkan produk berkualitas langsung kepada konsumen Anda.

d. Proses jaminan kualitas: Langkah-langkah yang diambil supplier Anda untuk memastikan kualitas produk.

e. Syarat dan ketentuan pembayaran: Syarat pembelian barang dan cara membayar barang.

f. Kebijakan pengembalian: Kondisi yang memungkinkan Anda atau konsumen Anda untuk mengembalikan produk.

g. Standar komunikasi: Kemampuan untuk berkomunikasi dengan respons cepat kepada supplier Anda serta kemampuan berbagai bahasa (khususnya untuk supplier luar negeri).

2. Berapa Banyak Supplier yang Benar-Benar Anda Butuhkan?

Dalam menentukan hal ini jangan bergantung pada satu supplier. Anda harus memikirkan apa yang akan terjadi jika hanya memiliki satu supplier, bagaimana jika supplier itu gulung tikar? Atau jika mereka menjadi puas diri dan menurunkan standar mereka? Oleh karena itu, sebaiknya Anda memiliki lebih dari satu supplier untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.

3. Apa yang Harus Dicari pada Supplier?

Secara alami, kebutuhan Anda dari supplier bergantung pada industri, jenis, dan ukuran bisnis Anda. Namun terlepas dari hal tersebut, ada beberapa persyaratan dasar yang harus dipenuhi oleh supplier diantaranya yaitu:

a. Keandalan: Hal ini merupakan kewajiban terpenting supplier. Anda harus mendapatkan apa yang Anda butuhkan, dalam jumlah, kualitas, dan waktu yang Anda butuhkan.

b. Kualitas: Kualitas produk atau layanan harus konsisten.

c. Harga: Harga terendah tidak selalu menjadi kriteria yang paling penting. Anda harus selalu mencari nilai dan memutuskan keseimbangan terbaik antara harga dan nilai.

d. Komunikasi yang jelas: Supplier yang baik harus jujur dan memberi tahu Anda jika terjadi penundaan pasokan yang tidak terduga, sehingga Anda memiliki waktu untuk melakukan penyesuaian.

e. Layanan pelanggan: Supplier yang baik akan memiliki tim khusus yang siap membantu memecahkan permasalahan Anda.

f. Keamanan finansial: Salah satu persyaratan penting dari setiap supplier adalah kekuatan dan stabilitas finansial sehingga mereka dapat memenuhi semua kebutuhan Anda.

g. Kemitraan: Dekati supplier Anda sebagai mitra dalam bisnis. Hubungan yang kuat berarti bahwa mereka akan selalu memikirkan kepentingan terbaik Anda dan melakukan apa pun yang mereka mampu untuk menyediakan apa yang Anda butuhkan.

4. Panggilan untuk Tawaran

Setelah Anda menentukan kandidat supplier mana yang Anda minati untuk bekerja sama, Anda dapat mengajukan penawaran. Anda mungkin harus mengisi formulir Request for Proposal (RFP) atau formulir Request for Quotation (RFQ). Dalam hal ini, Anda harus memastikan untuk memasukkan semua detail produk atau layanan, jumlah, tanggal pengiriman, dan kualitas standard yang Anda butuhkan. Selama proses ini, Anda juga dapat berkomunikasi dengan supplier tentang proses dan kebijakannya.

5. Evaluasi Pengajuan Penawaran

Setelah Anda menerima tawaran, evaluasi opsi Anda. Bandingkan setiap supplier untuk melihat mana yang paling sesuai dengan kebutuhan, anggaran, dan standard kualitas Anda. Pada tahap ini, Anda juga harus memastikan validitas penawaran supplier Anda. Jika Anda hendak bekerja sama dengan dropship atau grosir, Anda dapat memastikan keabsahannya dengan meminta sampel produk dan dokumentasi kapatuhan ISO. Secara hukum, Anda masih terlibat dalam penipuan jika Anda akhirnya menjual produk milik perusahaan lain, bahkan jika itu adalah supplier Anda yang mencuri produk orang lain.

Setelah Anda memilih supplier mana yang akan Anda ajak kerja sama, komunikasikan dengan supplier tersebut untuk menegosiasikan persyaratan kontrak. Pastikan kontrak Anda menjamin harga yang menguntungkan yang melindungi margin keuntungan Anda. Anda juga dapat menandatangani kontrak jangka pendek sebagai bentuk uji coba. Dengan begitu, jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan dengan supplier. Anda dapat memutuskan hubungan sebelum hal itu terlalu berdampak buruk pada bisnis Anda.

6. Pantau Kinerja Supplier

Tidak ada yang mau bekerja sama dengan supplier yang tidak dapat diandalkan. Anda perlu mengawasi supplier Anda untuk memastikan supplier tersebut memenuhi komitmen mereka. Jika supplier Anda sering mengirimkan pesanan terlambat, mengirimkan pesanan yang tidak lengkap, atau menyediakan barang berkualitas rendah, Anda dapat menggunakan data ini untuk meminta mereka memperbaiki kesalahan mereka dan meningkatkan proses dengan cara yang saling menguntungkan. Jika cara itu gagal, Anda memiliki alasan untuk mengakhiri kontrak Anda dan memutuskan hubungan dengan supplier itu.

Anda juga harus memantau efisiensi biaya dari waktu ke waktu. Hanya karena kesepakatan yang Anda negosiasikan setahun yang lalu adalah kesepakatan yang bagus, tidak berarti kesepakatan itu juga bagus sekarang. Bersikaplah jujur dengan supplier tentang kebutuhan Anda, hal itu akan membuat mereka lebih bersedia bekerja sama dengan Anda untuk menegosiasikan kesepakatan yang memenuhi standar kedua belah pihak.

Nah itulah pengertian, jenis-jenis supplier, dan beberapa tips yang dapat Anda coba untuk memilih supplier yang berkualitas. Bekerja sama dengan supplier tidak hanya sekadar untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, tetapi juga mendapatkan barang ataupun jasa yang berkualitas. Itulah sebabnya Anda perlu mencari dan bekerja sama dengan supplier yang berkualitas.

Sumber:

https://www.business.org/finance/inventory-management/how-to-choose-the-right-supplier-for-your-business/

https://omniprocurement.com/insights/all/16-general/24-how-to-choose-the-right-supplier-for-your-business

https://www.ireappos.com/news/supplier-adalah/