Warehouse (gudang) merupakan suatu tempat yang berfungsi untuk menyimpan semua barang sebelum barang tersebut didistribusikan kepada konsumen. Untuk perusahaan manufaktur, gudang digunakan untuk menyimpan semua bahan, mulai dari bahan mentah hingga barang jadi. Sebagai kompenen yang sangat penting dalam suatu perusahaan, gudang harus dikelola dengan baik. Oleh karena itu Anda mebutuhkan sebuah sistem yang bisa membantu Anda untuk mengelola gudang yaitu dengan menggunakan Warehouse Management System.

Warehouse Management System (WMS) atau dalam bahasa Indonesianya sistem manajemen gudang merupakan sistem yang dirancang untuk mengelola gudang mulai dari pelacakan inventaris, penerimaan, pengambilan, pembuangan, hingga pengiriman barang kepada konsumen. Tujuan dari WMS adalah untuk membantu memastikan bahwa barang ataupun material bergerak melalui gudang dengan cara yang paling efisien dan hemat biaya.

Bagi Anda yang membutuhkan gudang untuk penyimpanan bahan atau material di dalam perusahaan Anda, maka Anda perlu mempelajari lebih lanjut tentang WMS. Oleh karena itu, artikel kali ini akan membahas konsep WMS, mengapa perusahaan perlu menggunakan WMS, apa saja manfaatnya, dan bagian industri apa saja yang membutuhkan warehouse.

Konsep Warehouse Management System

Dalam Warehouse Management System, Anda akan mengenal beberapa konsep yang dapat diterapkan pada manajemen gudang. Pertama, konsep FIFO (First In First Out). Pada konsep ini barang pertama yang masuk gudang juga merupakan barang pertama yang keluar dari gudang. Konsep ini banyak digunakan oleh perusahaan retail.

Selain FIFO, ada pula konsep warehouse management system lain yang perlu Anda ketahui, yaitu LIFO (Last In Last Out). Saat menerapkan konsep ini, barang terakhir yang masuk ke gudang juga merupakan barang terakhir yang keluar dari gudang. Contohnya adalah pada barang-barang seperti pasir.

Konsep warehouse management system lainnya yang perlu Anda ketahui yaitu FEFO (First Expired First Out). Untuk konsep yang satu ini, berarti barang yang memiliki masa kedaluwarsa paling dekat harus dikeluarkan dari gudang terlebih dahulu. Dengan menerapkan konsep ini, pemilik usaha tidak perlu memikirkan urutan barang yang masuk. Oleh karena itu, jika produk yang baru masuk, tetapi masa kedaluwarsanya dekat, maka produk itulah yang akan dijual terlebih dahulu. Biasanya konsep ini digunakan untuk menyimpan jenis barang seperti bahan makanan, minuman, hingga suplemen dan obat-obatan. 

Biasanya WMS ini akan memiliki barcode atau yang sering disebut dengan kode unik yang digunakan untuk mengidentifikasi barang yang sudah terintegrasi di seluruh cabang perusahaan yang ada. Hal ini akan memudahkan karyawan yang bekerja di gudang.

Dengan cara ini, konsep manajemen gudang akan dapat memberikan lokasi barang dan penempatan barang yang direkam menggunakan scan barcode atau kode unik. Adanya barcode bertujuan agar nantinya tidak ada barang yang tertinggal.

Mengapa Perlu Warehouse Management System?

Berbeda dengan sistem manajemen gudang konvensional yang menggunakan banyak kertas untuk melakukan pencatatan, saat ini WMS dapat menggunakan perangkat lunak (software) yang mempermudah untuk penyimpanan, pencatatan, dan pelacakan barang. Berikut ini merupakan manfaat menggunakan WMS:

1. Mengurangi Biaya Operasi

WMS yang dirancang dengan baik dapat mengurangi biaya operasional gudang. Jenis sistem ini menentukan penggunaan tenaga kerja dan ruang yang paling efektif untuk meminimalkan pemborosan. Perangkat lunak WMS dapat membantu Anda menentukan tempat menyimpan bahan, produk, dan peralatan tertentu untuk mengoptimalkan aliran gudang Anda.

2. Tingkatkan Visibilitas

Perangkat lunak WMS menyediakan data real-time pada inventaris Anda melalui barcode, nomor seri, dan penandaan RFID . Metode ini memungkinkan pengguna untuk mendokumentasikan setiap item saat memasuki gudang, pergerakannya di lantai dan selama transportasi dari satu lokasi ke lokasi berikutnya.

Visibilitas ini diperlukan untuk membuat perkiraan permintaan yang menunjukkan produk mana yang paling populer di kalangan pelanggan selama waktu tertentu dalam setahun. Perkiraan ini berguna untuk membantu pemimpin memutuskan produk mana yang akan diinvestasikan dan produk mana yang mungkin kehilangan posisi pasar.

3. Perkuat Keamanan

Sebagian besar program manajemen gudang mengharuskan karyawan untuk menggunakan akun pengguna individu saat memasukkan transaksi. Proses ini menciptakan jejak audit yang menghubungkan karyawan tertentu dengan transaksi tertentu, meningkatkan akuntabilitas, dan mengurangi risiko pencurian dan masalah lainnya. 

4. Jumlah dan Pelacakan Inventaris yang Akurat

Melakukan penghitungan inventaris secara teratur untuk memastikan inventaris berada di tempat yang seharusnya dan dalam kondisi yang baik dapat menghabiskan waktu dan membuang-buang uang. Dengan menggunakan perangkat lunak WMS, memungkinkan pekerja untuk mempertahankan frekuensi penghitungan hanya dengan menekan tombol atau memindai barcode. 

Kemudian, WMS akan melacak barang dan inventaris secara otomatis saat barang bergerak. Hal ini tentunya lebih efisien dan mengurangi biaya tenaga kerja. 

5. Pemenuhan Pesanan Lebih Cepat

Kebanyakan konsumen menginginkan pengiriman barang yang cepat untuk mendapatkan kepuasan secara langsung. Studi menunjukkan bahwa kecuali produk tersebut adalah produk khusus, waktu pengiriman yang dapat diterima konsumen yaitu tiga hari atau kurang.

Jadi, jika Anda ingin bersaing dengan kompetitor, Anda dapat menggunakan WMS.  Perangkat lunak manajemen gudang yang efisien, bekerja bersama pemindai kode, yang memungkinkan tim Anda mengambil dan mengemas pesanan lebih cepat, sehingga akan mengurangi latensi pemenuhan dan mempersingkat waktu pemrosesan.

6. Manajemen Tenaga Kerja yang Efesien

WMS memberikan Anda kebebasan untuk menentukan metode pengambilan, pengemasan, dan penyimpanan mana yang paling efektif untuk bisnis Anda. Selain membantu mengoptimalkan penempatan inventaris dan pembuatan rute, solusi WMS juga dapat menentukan karyawan terbaik untuk pekerjaan itu. Solusi ini membantu Anda menetapkan pekerjaan kepada anggota tim dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti tingkat keterampilan, kedekatan, dan tugas saat ini.

Jenis Industri yang Membutuhkan Warehouse Management System

Ada banyak jenis industri yang membutuhkan warehouse (gudang). Dengan demikian, mereka akan memerlukan WMS juga untuk menjaga gudangnya tetap rapi dan efisien. Berikut ini beberapa jenis industri yang membutuhkan WMS:

1. Manufacturing

Perusahaan manufaktur memerlukan beberapa bahan baku dari berbagai pemasok, oleh sebab itu WMS sangat dibutuhkan untuk melacak bahan, menjaga visibilitas inventaris, dan memastikan bahwa semuanya dicatat untuk validasi dan kepatuhan sangat penting.

2. Food and Beverage

Banyak pengembang WMS yang memberikan perhatian khusus pada perusahaan food and beverage. Hal ini karena makanan dan minuman harus tetep dijaga kesegarannya, dikirim dalam jangka waktu tertentu, disimpan pada suhu yang tepat, dan ditangani dengan benar di dalam gudang.

3. Health and Pharmaceutical

Meskipun bidang perawatan kesehatan mungkin tidak menggunakan banyak gudang atau memiliki inventaris yang luas seperti perusahaan ritel, namun bidang ini memiliki peraturan yang ketat dan kebutuhan untuk meningkatkan visibilitas inventaris .

Industri farmasi misalnya, dimana banyak obat yang memiliki persyaratan khusus dalam penyimpanan dan penanganannya. Selain itu banyak obat-obatan yang perlu diaudit sebelum didistribusikan. Dengan menggunakan WMS dapat membantu untuk mengotomatisasi beberapa langkah terkait dengan operasi.

4. Retail and Consumer Goods

Bagi Anda yang memiliki bisnis e-commerce atau toko fisik, ada kemungkinan besar barang Anda disimpan di gudang. Bagi Anda yang memiliki ruang penyimpanan yang kecil, menggunakan WPS merupakan pilihan yang tepat. WMS sangat ideal untuk mempertahankan penghitungan inventaris yang benar, memvalidasi pergerakan item, dan memastikan bahwa Anda tidak perlu khawatir tentang item yang kedaluwarsa, situasi kehabisan stok, dan pemesanan ulang. 

5. Wholesale Distribution

Dengan menggunakan WMS dapat memaksimalkan tenaga kerja, memastikan bahwa barang disimpan dengan benar dan terletak dengan akurasi yang lebih tinggi, mempercepat pengiriman melalui praktik cross-docking, dan banyak lagi. Selain itu WMS juga berguna untuk mengurangi redundansi dalam entri data manual untuk meningkatkan akurasi dan efesiensi.

6. Third-Party Logistics (3PL)

Karena tugas logistic pihak ketiga adalah mengelola logistik perusahaan lain, mereka tetap harus mengetahui semua yang terjadi. Dengan menggunakan WMS yang dapat disesuaikan, Anda dapat mengumpulkan data secara real-time melalui pemindaian barcode dan tag RFID, serta sinkronisasi dengan ERP seperti SAP Business One.

Itulah beberapa hal yang dapat Anda ketahui mengenai Warehouse Management System (WMS). Jika perusahaan Anda menggunakan gudang dalam proses kerjanya, maka Anda akan perlu WMS untuk memastikan gudang Anda tetap berfungsi dengan baik dan efisien.

Sumber:

https://www.soltius.co.id/blog/peek-at-the-warehouse-management-system-concept-and-its-benefits

https://www.thefulfillmentlab.com/blog/benefits-of-a-warehouse-management-system-choosing-wms-software

https://www.selecthub.com/warehouse-management/warehouse-management-system-software-benefits/

https://www-wisys-com.translate.goog/which-industries-use-wms-the-most/?_x_tr_sl=en&_x_tr_tl=id&_x_tr_hl=id&_x_tr_pto=wapp