Coaching

10 Contoh Pemberian Umpan Balik yang Efektif

By STUDiLMU Editor

Umpan Balik KBBI

Apa yang dimaksud umpan Balik? Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), umpan balik adalah:

1. Hasil atau akibat yang berbalik mengenai (berguna bagi) kita sebagai rangsangan (dorongan dan sebagainya) untuk bertindak lebih lanjut.

2. Bahan yang diperoleh kembali dari penerapan sesuatu untuk unsur perbaikan dalam tindak lanjut.

3. Tanggapan langsung dari pengamatan sebagai hasil kelakuan individu terhadap individu lain.

4. informasi yang diperoleh dari sistem sensorik yang digunakan untuk melakukan koreksi terhadap gerakan yang berlangsung.

Umpan balik merupakan pusat perkembangan individu, baik perkembangan pribadi maupun profesional. Umpan balik memiliki dampak yang signifikan pada kinerja dan perilaku karyawan sebagai bagian dari tim. Karyawan akan belajar dan bertumbuh ketika mereka menerima umpan balik langsung yang spesifik. Umpan balik ini juga harus berpusat pada pengembangan dan kemampuan untuk melaksanakannya.

Dalam proses pemberian dan penerimaan umpan balik, komunikasi nonverbal dapat menyampaikan hal-hal yang tidak kita perhatikan. Oleh karena itu, penting untuk memerhatikan nada suara dan bahasa tubuh serta pemilihan kata yang tepat.

Umpan Balik Negatif

Umpan balik negatif dan positif merupakan hal yang menantang. Pada artikel ini, kami memberikan 10 contoh nyata umpan balik dalam kehidupan sehari-hari dan tips untuk membuat umpan balik Anda menjadi lebih berdampak.

Inilah 10 situasi yang tepat untuk memberikan umpan balik:

1. Jika karyawan tidak menyerahkan pekerjaan tepat waktu.

2. Jika karyawan tidak memiliki tujuan yang realistis.

3. Jika karyawan tidak ingin terlibat.

4. Jika karyawan tidak memiliki inisiatif.

5. Jika karyawan melakukan kesalahan.

6. Jika karyawan terlalu kasar terhadap rekan kerja lainnya.

7. Jika karyawan tidak bersosialisasi dengan semua orang.

8. Jika karyawan suka bergosip.

9. Jika karyawan tidak dapat mengatur waktu dengan baik.

10. Jika kinerja karyawan menurun.

Umpan Balik Efektif

3 komponen umpan balik yang efektif.

Terkadang, umpan balik dapat dapat berupa umpan balik positif dan negatif. Dua hal ini sama-sama penting. Tujuan dari umpan balik negatif adalah untuk meningkatkan kinerja karyawan. tujuan umpan balik positif adalah untuk membuat karyawan merasa dihargai dan memotivasi mereka untuk terus memberikan kinerja terbaik.

Ketika Anda memberikan umpan balik, pastikan bahwa Anda menyentuh 3 ranah berikut:

- Perilaku. Apa yang dilakukan karyawan dan cara mereka melakukannya.

- Hasil. Hasil yang didapatkan dari perilaku dan dampak bagi tim juga perusahaan.

- Langkah selanjutnya. Cara untuk memelihara hasil positif, meningkatkan hasil rata-rata dan memperbaiki hasil negatif.

Contoh Umpan Balik

Dengan memerhatikan 3 komponen tersebut, Anda akan memberikan dampak yang lebih baik bagi para karyawan. Berikut adalah contoh pemberian umpan balik yang tepat.

1. Jika karyawan tidak menyerahkan pekerjaan tepat waktu.

Ini mungkin terasa menyebalkan dan Anda tidak dapat berbuat banyak. Anda tidak perlu marah, Anda dapat menemukan solusi untuk memastikan bahwa ini tidak akan terulang lagi. Katakanlah:

Pekerjaan Anda tidak diberikan tepat waktu, bisakah Anda jelaskan mengapa? Kita semua tahu bahwa kita berusaha untuk memastikan segala sesuatu nya tersusun rapi pada website kita, jadi jika Anda terlambat mengumpulkan pekerjaan tersebut, itu akan memperlambat sistem kerja tim.

Untuk proyek berikutnya, tolong pastikan bahwa Anda memiliki lebih banyak waktu untuk menyelesaikannya. Anda mungkin dapat mengatur jadwal terlebih dahulu agar Anda tidak perlu merasa dikejar-kejar di akhir pekerjaan Anda.

2. Jika karyawan tidak memiliki tujuan yang realistis.

Karyawan mungkin merasa kecewa karena mereka tidak memiliki tujuan yang realistis. Katakanlah:

Anda menyelesaikan pekerjaan dengan hebat. Tetapi, menurut saya tujuan Anda terlalu luas. Cobalah untuk mempersempit tujuan Anda agar lebih mudah dicapai dan diukur.

3. Jika karyawan tidak ingin terlibat.

Ada banyak hal yang membuat karyawan tidak ingin dilibatkan. Tingkatkanlah motivasi mereka dengan mengatakan:

Saya melihat bahwa Anda kurang bersemangat, tidak seperti biasanya. Ini memengaruhi kinerja Anda.

Adakah keterampilan tertentu yang ingin Anda kembangkan atau adakah proyek khusus yang ingin Anda kerjakan? Mari kita atur jadwal untuk mendiskusikan peran dan tanggung jawab Anda dalam menjalankannya.

4. Jika karyawan tidak memiliki inisiatif.

Jika Anda menginginkan karyawan untuk merasa nyaman dalam mencoba hal baru atau membuat mereka tidak takut dengan kegagalan, inilah yang dapat Anda katakan:

Saya melihat bahwa Anda kurang memiliki inisiatif dalam beberapa pekerjaan. Saya ingin melihat Anda berada dalam posisi kepemimpinan dan saya rasa ini baik untuk meningkatkan peranan Anda.

Saya akan selalu mendukung ide-ide yang Anda miliki. Jika ide tersebut tidak bekerja dengan baik, maka kita dapat mengambil pelajaran berharga.

5. Jika karyawan melakukan kesalahan.

Setiap orang berbuat salah. Daripada harus menyalahkan, cobalah untuk mengambil pelajaran dari kesalahan tersebut. Inilah yang dapat Anda katakan:

Saya tahu bahwa Anda merasa bersalah dengan apa yang terjadi, tetapi jangan berlarut-larut. Apakah yang dapat kita lakukan untuk memperbaikinya? Mari kita temukan solusi untuk dapat bergerak maju dan memastikan bahwa itu tidak akan terulang lagi. Kita dapat membicarakannya lebih lanjut ketika Anda sudah merasa lebih baik.

6. Jika karyawan terlalu kasar terhadap rekan kerja lainnya.

Setiap orang haruslah mampu untuk bekerja sama dengan yang lainnya. Tetapi, permasalahan di antara rekan kerja biasa terjadi dan Anda harus menemukan solusi yang tepat. Jika seorang karyawan Anda terlalu kasar, bicaralah secara pribadi dan inilah yang dapat Anda katakan:

Siska mengatakan bahwa perkataan Anda yang lalu sangat mengganggunya. Saya rasa ia tidak merasa nyaman untuk membicarakannya dengan Anda, maka saya lah yang menyampaikannya. Tolong jelaskan apa yang sebenarnya terjadi. Saya rasa ada kesalahpahaman dan tentunya kita harus menyelesaikannya.

7. Jika karyawan tidak bersosialisasi dengan semua orang.

Ini mungkin terasa menyulitkan. Sampaikan bahwa hal yang dilakukan karyawan tersebut mengganggu orang lain dan jangan membuatnya merasa tersaingi. Inilah yang dapat Anda katakan:

Saya hanya ingin Anda tahu bahwa setiap orang dalam tim telah mengatakan kepada saya tentang volume suara Anda yang kencang saat Anda merasa frustasi. Saya ingin membicarakannya secara pribadi. Anda mungkin merasa tertekan, tetapi suara kencang tersebut mengganggu yang lainnya. Adakah cara lain yang dapat Anda gunakan untuk melampiaskan emosi Anda? mungkin kita dapat mencobanya untuk membuat Anda merasa lebih baik.

8. Jika karyawan suka bergosip.

Gosip tidak hanya beredar di sekolah saja. Untuk itu, manajer harus mengambil alih keadaan ini karena gosip memengaruhi kondisi moral. Pastikan Anda membicarakannya secara pribadi dan inilah yang dapat Anda katakana:

Saya terkejut karena Anda membicarakan masalah ini dengan karyawan lainnya. Saya mengerti apa yang menyebabkan hal ini dan saya minta maaf atas hal tersebut. tetapi, saya ingin Anda tahu bahwa Anda dapat datang kapan saja dan membicarakan masalah ini. jika Anda membicarakan dengan karyawan lain, itu hanya akan menciptakan energy negatif di kantor.

Saya ingin membuat semua orang bahagia dan merasa aman. Anda juga pasti menginginkan hal tersebut. jika masalah itu merupakan tanggung jawab tim, saya dapat mengatur waktu yang tepat untuk mengatasinya bersama anggota yang lain.

9. Jika karyawan tidak dapat mengatur waktu dengan baik.

Mengelola waktu bukanlah hal yang mudah. Ini membutuhkan penyesuaian dan optimasi. Doronglah karyawan untuk menemukan strategi manajemen waktu yang tepat. Inilah yang dapat Anda atakana:

Saya perhatikan bahwa Anda memiliki kesulitan mengatur waktu dalam 3 tugas terakhir. Ini memengaruhi kinerja anggota tim lainnya karena mereka menunggu bagian yang Anda kerjakan. Saya mengerti tetapi cobalah untuk mengoptimalkan waktu Anda kedepannya.

Daripada harus membuat perencanaan mingguan, cobalah untuk membuat poin-poin penting yang harus dilakukan setiap harinya. Saya akan menyediakan 15 menit di pagi hari untuk membicarakan hal yang sedang dikerjakan dan yang telah dikerjakan di hari sebelumnya.

10. Jika kinerja karyawan menurun.

Ada banyak hal yang menyebabkan menurunnya kinerja seseorang, jadi jangan berasumsi. Tujuan utama umpan balik dalam situasi ini adalah untuk mencari tahu penyebabnya dan membantu karyawan mengatasi masalah tersebut. Katakanlah:

Saya perhatikan ada beberapa perubahan dalam kebiasaan dan hasil kerja Anda selama seminggu terakhir ini. saya tahu betapa produktif dan kualitas hasil yang biasa Anda berikan. Apakah Anda mengalami kendala? Jika Anda ingin berbagi dengan saya, saya akan mendengarkannya. Mungkin saja kita dapat menyelesaikannya bersama. Saya percaya bahwa Anda dapat meningkatkan kinerja Anda.

Memberikan umpan balik bukanlah hal yang mudah bagi para manajer ataupun pemimpin, apalagi jika Anda berada dalam situasi yang belum pernah dihadapi. Ingatlah 3 komponen diatas dan semoga umpan balik yang Anda berikan menjadi suatu alat untuk meningkatkan kinerja setiap karyawan.